10 conseils pour rendre vos graphiques Excel Sexier

Après avoir couvert toutes les bases de la façon de faire des données tabulaires raconter une histoire en utilisant la mise en forme de cellule personnalisée et mise en forme conditionnelle pour les tables statiques et des tableaux croisés dynamiques, nous allons maintenant sauter dans les choses vraiment amusant: Représentation graphique des données dans Excel.







Je ne vais pas couvrir les bases de la création de graphiques dans ce poste. Si vous voulez une couche de fond, vous pouvez trouver cette ressource de Microsoft pour le PC et celui-ci pour le Mac.

1. Supprimer le bruit Du fond de votre graphique

Lorsque vous présentez des données, il est très important de réduire le bruit et singularisent sur les signaux exploitables. Si vous avez lu à peu près tout ce que j'ai écrit sur Excel, vous saurez que je déteste quadrillages dans les tableaux. Et pourtant, jusqu'à ce que je considérais cette présentation par Ian Lurie. J'étais béatement inconscient de quadrillages dans les graphiques. Mais alors, ils causent mes yeux trébucher aussi. Et c'est le problème avec le bruit: il vous détourne de la substance essentielle.

Dans ce cas, vous voulez juste sélectionner l'un des quadrillages dans votre thème natal (personne, mais celle du haut, qui sélectionne l'ensemble de la zone de tracé), puis ouvrir les options de formatage. Enfin, sélectionnez Color Line> Aucune ligne (Mac: Ligne> Solide> Couleur: No Line).

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2. Déplacer la légende

Je ne sais pas pourquoi Excel positionne la légende à droite d'un tableau par défaut. Dans la plupart des cas, il est terriblement maladroit. Je préfère déplacer la légende vers le haut ou en bas d'un tableau. J'ai tendance à mettre la légende au-dessus de plus bas, mais je vais le mettre ci-dessous s'il y a trop de choses en tête, ou parfois, avec un diagramme circulaire.

Pour le déplacer, il suffit de tirer l'option de formatage (vous devez savoir comment maintenant!) Et choisissez la position de la légende catégorie Options, qui est appelé Placement sur un Mac.

Avec la légende toujours sélectionnée, je bosse habituellement vers le haut de la police à 12 ainsi. Vous ne devez pas sélectionner le texte, juste la boîte. Vous être le juge qui ressemble mieux ...

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3. Supprimer Legends avec un série de données

Si vous ne montrant une mesure dans un graphique, il n'y a aucune raison de garder la légende qu'Excel jette là-dedans. Assurez-vous d'inclure la métrique vous montrant dans le titre du graphique.

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4. Ajouter un titre descriptif

Ainsi, dans le cas du tableau ci-dessous, il serait insuffisant pour utiliser « Impressions », comme le titre du graphique:

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Pour ajouter un titre de graphique, avec votre diagramme sélectionné, choisissez Outils Graphique> Mise en page> Etiquettes> Titre du graphique. Sur Mac, vous choisissez Cartes> Carte mise en page> Etiquettes> Titre du graphique. Je choisis toujours au-dessus graphique (Mac: Graphique en haut).

5. Trier vos données avant Charting

Celui-ci est en fait un gros problème pour moi. Les graphiques qui sont générés à partir de données non triées sont, à mon avis, beaucoup plus difficile à lire et à interpréter.

Si vous montrant quelque chose séquentielle, comme les visites par jour sur une période d'un mois ou chiffre d'affaires par mois sur une période d'un an, puis de commander vos données par ordre chronologique est le plus logique. En l'absence d'un motif de type dominant comme ça, je suis d'avis que les données doivent être commandés et présentés par ordre décroissant de mettre les premières données les plus importantes.

Si vous regardez les données dans le tableau ci-dessous immédiatement, je pense que vous serez d'accord que vos yeux ont darder et en arrière pour trier les chaînes par les recettes.

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Cependant, dans le tableau ci-dessous, qui est trié par ordre décroissant, il est facile de trier et d'interpréter, car il est essentiellement fait pour vous.

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Ceci est un autre avantage pour le formatage de vos données comme une table avant de tracer dehors - la possibilité de trier est intégrée dans les filtres cuits dans chaque tête de table. Et si vous avez déjà créé le tableau de la table, tout est pas perdu. Une fois que vous triez vos données dans le tableau, votre tableau sera mis à jour automatiquement.

6. Ne pas rendre les gens inclinaison de la tête

Avez-vous déjà vu un tableau qui fait cela?

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Ou pire ... cela?

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Cela peut rendre l'interprétation des données laborieux et vulnérables à des interprétations erronées. Si vous avez des étiquettes plus, il est préférable d'élargir votre tableau assez pour faire de la place pour les étiquettes d'axe à afficher horizontalement ou (encore mieux) utiliser un graphique à barres au lieu d'un graphique à colonnes, comme suit:

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Astuce: Avec les graphiques à barres, si vous voulez que les valeurs plus grandes pour être en haut du tableau, comme vous voyez dans le tableau ci-dessus, vous devez disposer les données de la table pour cette colonne (dans ce cas, la colonne Impressions de mon Google webmaster Tools export) dans l'ordre croissant au lieu de l'ordre décroissant.

Il est contre-intuitif, à mon avis, mais si vous ne le faites pas, vous allez avoir les données les plus insignifiantes au sommet de votre thème natal. Et les gens lisent naturellement des graphiques de haut en bas, donc je veux mettre en tête les données les plus importantes.







7. Nettoyez votre Haches

Ce tableau ci-dessous est une épave de train royal et a tout ce que je déteste le plus dans les axes de tableau.

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Avant de faire quoi que ce soit aux axes, je vais enlever les quadrillages et la légende. Je vais me concentrer sur cinq questions de mise en forme problématiques communes que je vois dans les axes du graphique.

Des milliers de disparus Separators

Si vous avez des points de données qui sont supérieures à 999, vous devez inclure des séparateurs de milliers. La meilleure façon de le faire est de formater les données dans le tableau. Si vous faites cela, le tableau sera mis à jour automatiquement. Dans le cas contraire, vous devez supprimer le lien de la source dans la boîte de dialogue Format Axis.

Sinon, vous pouvez entrer dans la boîte de dialogue de formatage et de modifier le format numérique là.

Par tous les moyens, si vous avez besoin de détails plus précis, réglez vos paramètres de façon appropriée.

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Mise en forme étrange zéro

Une nuisance finale est la présentation du 0 au bas de l'axe vertical en tant que trait d'union. Ceci est très fréquent. Vous pouvez lire mon post sur la mise en forme du numéro personnalisé pour en savoir plus sur la façon dont le formatage numérique personnalisé fonctionne. Vous trouverez peut-être des options très surprenants, comme la possibilité d'ajouter du texte à la mise en forme tout en conservant la valeur d'un nombre.

Dans ce cas, nous avons juste besoin de changer la façon dont 0 est formaté. Pour ce faire, sélectionnez la colonne dans la table où les données proviennent, ouvrez la boîte de dialogue de formatage comme d'habitude, et sélectionnez Nombre> Catégorie: personnalisée, trouver le trait d'union, et le remplacer par un 0.

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Comme touche finale, j'ai donné le tableau un meilleur titre, et voici le résultat final:

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8. Autres thèmes Explorer

Les options de mise en forme graphique d'Excel sont assez impressionnants, mais la plupart des gens ne quittent jamais le défaut d'Excel thème « Office ».

Vous pouvez changer de thème en allant à la mise en page> Thèmes> Thèmes (Mac: Accueil> Thèmes) et choisissez dans le menu déroulant.

Certains d'entre eux obtiennent un peu cra-cra, comme le thème de l'habitat (Mac uniquement) qui donne à vos tableaux une texture.

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Mais vous devez explorer les différents thèmes et essayer de bifurquer.

9. Créer graphiques Branded

Vous n'êtes pas limité aux 2,500+ thèmes Excel fournit. Si vous voulez que vos données soient alignées avec votre marque, vous pouvez créer un tableau avec vos couleurs de marque, puis enregistrez ce hors comme modèle.

(Comme je ne suis pas au courant de ces valeurs, je l'outil Pipette dans la barre d'outils Web Developer pour identifier les couleurs du logo Toys R Us et ensuite utilisé un outil de conversion hex-RVB pour obtenir les valeurs RVB.)

Une fois que vous avez les valeurs dont vous avez besoin, créez un graphique avec toutes les données que vous souhaitez visualiser.

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Ensuite, sélectionnez un morceau de camembert en cliquant sur le graphique circulaire une fois, puis sur la pièce individuelle. Puis reformater en utilisant le seau de peinture sous Accueil> Font - ou tirer la boîte de dialogue de formatage.

En supposant que vous avez des valeurs RVB, cliquez sur le menu déroulant sur le seau de peinture, choisissez Autres Couleurs> Personnaliser> Modèle Couleur: RVB (Mac: plus de couleurs> Couleur Sliders> RGB Sliders). Et cela pour chaque morceau de la tarte.

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Pour l'enregistrer comme un modèle sur un PC, sélectionnez le graphique et accédez à Outils de graphique> Conception> Type> Enregistrer comme modèle.

Pour créer un nouveau diagramme circulaire basé sur ce modèle sur un PC, il suffit de cliquer dans les données que vous voulez tracer (ou sélectionner les données si elle est un ensemble de données partielles), puis choisissez Insertion> Cartes> Autres cartes> Tous les types de graphique> Modèles (Mac: Graphiques> Insérer Graphique> Autres> Modèles) et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

Sur un Mac, faites un clic droit n'importe où sur la carte et choisissez Enregistrer comme modèle. Cela permettra d'économiser votre graphique en tant que fichier .crtx dans un dossier de modèles de diagramme.

10. Faites votre titre de graphique dynamique

Saviez-vous que vous pouvez faire votre mise à jour du titre du graphique en le reliant à une cellule dans votre classeur? Il est un peu un hack, mais il est une option cool qui vous fera ressembler à un génie à votre patron / client / maman.

titres dynamiques sont les mieux adaptés pour les données qui mettent à jour sur une base régulière, comme les numéros quotidiens sont entrés manuellement ou tirés dans Excel à partir d'une base de données.

Ce que je vais démontrer est un rapport de revenus PPC qui met à jour tous les jours. Le titre affiche le total en cours pour le mois jusqu'à ce jour-là. Voici les étapes que vous devrez prendre:

Assurez-vous que vos données utilise la mise en forme du nombre approprié et qu'il est sous forme de tableau, qui est la version Excel d'une base de données simple. La raison pour laquelle vous voulez formater comme une table est si vous construisez un graphique à partir d'une table, votre tableau sera mis à jour automatiquement lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes à la table.

Le tableau aussi étend automatiquement pour absorber les nouvelles données que vous ajoutez à la table lorsque vous entrez juste quelque chose dans une cellule immédiatement au-dessous ou à droite d'une table formatée.

Dans une cellule, juste au sud de la ligne 31 (pour accueillir un mois complet) entrer une formule SOMME qui capture toutes les 31 lignes - même si certains seront vides si vous êtes seulement au cours du mois à mi-chemin.

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Si nous utilisions les deux colonnes de notre table comme une série de données, nous pourrions simplement cliquer sur une cellule à l'intérieur de la table et choisissez Insertion> Cartes> colonne (Mac: graphiques> colonne).

Mais dans le tableau ci-dessous, nous vous suffit de sélectionner l'en-tête et les cellules qui contiennent des données de revenus. En effet, nous ne voulons pas que les jours de la semaine pour devenir une série de données. Vous avez beaucoup d'options de formatage sous Outils Graphique> Conception Graphique> Styles (Mac: Cartes> Carte Styles).

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Étant donné que le remplissage par défaut de la zone de graphique est blanc et le tableau est généralement affiché sur une feuille blanche (que je recommande la conservation), nous allons modifier le remplissage Pas de remplissage sans que personne le plus sage.

Pour ce faire, sélectionnez le graphique et appuyez sur Ctrl / Commande-1, puis choisissez Remplissage: Aucun remplissage (Mac: Remplir> Solide> Couleur> Aucun remplissage). Vous aurez certainement besoin de désactiver quadrillés pour retirer ceci, mais vous devriez le faire de toute façon. Vous pouvez trouver cette bascule sous Affichage> Afficher (Mac: Mise en page> Voir).

Sélectionnez une cellule au-dessus du tableau juste à droite du titre et référence de la cellule avec le total. Vous faites référence à une cellule en mettant simplement un signe = dans la cellule, puis en tapant dans la référence de cellule ou en le sélectionnant avec votre souris. Excel mettra en évidence la cellule que vous faites référence à un bleu clair comme aide visuelle. Ensuite, mettre en forme la cellule avec tout le formatage que vous avez utilisé pour votre titre.

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Maintenant, tout ce que vous devez faire est de déplacer le tableau et l'aligner sur le titre. Il a fallu un certain finagling pour tout aligner juste. Mais alors, je viens enlevé la légende puisque je viens d'une série de données, et le tour est joué! Un titre dynamique.

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Maintenant, lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne à la table, le graphique et mise à jour du titre dynamique. Slick, non?

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De toute évidence, les cartes offrent dimension qui est beaucoup plus difficile à obtenir avec une table. Les bonnes nouvelles est que vous pouvez utiliser toute combinaison de ces techniques pour rendre vos données plus sexy et plus exploitables en quelques minutes, une fois que vous obtenez le coup de lui.

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