10 étapes pour Configuration d'un système de paie, le U
Que vous ayez un employé ou 50, la mise en place d'un système de paie non seulement rationalise votre capacité à rester au-dessus de vos responsabilités légales et réglementaires comme un employeur, mais il peut aussi vous faire gagner du temps et à vous protéger de contracter l'Internal Revenue Service coûteux ( pénalités IRS).
Voici 10 étapes pour vous aider à mettre en place un système de paie pour votre petite entreprise.
Vérifiez si vous avez besoin d'État / ID locaux. Certains gouvernements étatiques / locales exigent que les entreprises d'obtenir des numéros d'identification afin de traiter les taxes.
Entrepreneur ou employé indépendant - Connaître la différence. Soyez clair sur la distinction entre un entrepreneur indépendant et un employé. Sur le plan juridique, la ligne entre les deux ne sont pas toujours claires et il affecte la façon dont vous retenez les impôts sur le revenu, retenir et payer les taxes de sécurité sociale et l'assurance-maladie, et de payer l'impôt sur le chômage.
Prenez soin de l'employé Paperasserie. Les nouveaux employés doivent remplir le formulaire Retenue d'impôt fédéral sur le revenu W-4. Votre employé doit remplir le formulaire et le retourner à vous afin que vous puissiez retenir l'impôt fédéral sur le revenu correct de leur salaire.
Documenter soigneusement vos employés Conditions de rémunération. Lorsque vous configurez la paie, vous aurez également besoin d'examiner comment vous gérer un congé payé (pas une obligation légale, mais offert par la plupart des entreprises), comment vous suivre les heures des employés, si et comment vous payez des heures supplémentaires, et d'autres variables d'affaires. Ne pas oublier que d'autres la rémunération et des franchises commerciales telles que les primes des régimes de santé des employés et des cotisations de retraite devront également être déduits des chèques de paie des employés et payés aux organisations compétentes.
Le choix d'un système de paie. l'administration de la paie nécessite une attention aiguë aux détails et la précision, donc il vaut la peine de faire des recherches pour comprendre vos options. Commencez par demander à d'autres propriétaires d'entreprises qui méthode qu'ils utilisent et s'ils ont des conseils pour la mise en place et l'administration de la paie. En règle générale, vos options de gestion de la paie sont en interne ou sous-traitées des options. Cependant, quelle que soit l'option que vous choisissez, vous - l'employeur - la responsabilité de déclarer et de payer des charges sociales.
L'exécution de la paie. Une fois que vous avez tous vos formulaires et informations colligées, vous pouvez commencer la paie en cours d'exécution. Selon le système de paie que vous choisissez, vous pouvez soit saisir vous-même ou de donner l'information à votre comptable.
Obtenez la tenue de dossiers Savvy. Fédéral et certaines lois de l'État exigent que les employeurs maintiennent certains dossiers pour des périodes déterminées. Par exemple, les formulaires W-4 (sur lequel les employés indiquent leur statut de retenue d'impôt) doivent être conservés dans le dossier pour tous les employés actifs et pendant trois ans après un employé prend fin. Vous devez également garder W-2, des copies des formulaires fiscaux déposés, et les dates et les montants de tous les dépôts d'impôt.
Rapport des charges sociales. Il y a plusieurs rapports de taxe sur les salaires que vous êtes tenus de présenter aux autorités compétentes soit sur une base trimestrielle ou annuelle. Si vous êtes de quelque façon que confus au sujet de vos obligations, jetez un oeil au Guide fiscal de l'employeur de l'IRS. qui fournit des indications très claires sur toutes les exigences de déclaration fiscale fédérale. Visitez votre agence fiscale de l'Etat pour les besoins de déclarations fiscales spécifiques pour les employeurs.