Configuration des modèles de lettre
Si vous utilisez Word dans un bureau ou dans votre maison, l'une des tâches que vous utilisez probablement pour le plus souvent est d'écrire des lettres. Si vous êtes dans un grand bureau d'entreprise ou de droit, vous avez probablement de fantaisie en-tête préimprimé et un modèle mis en place par une personne informatique de l'entreprise. Mais si votre bureau est petit ou si vous êtes un utilisateur à domicile, vous êtes la personne, et vous devez savoir comment mettre en place un modèle pour la création de lettres. 1 Cet article explique comment mettre en place un tel modèle, que ce soit pour l'impression sur du papier préimprimé ou pour imprimer l'en-tête avec la lettre.
Dans cette section, vous apprendrez à créer ou d'utiliser du papier qui ressemble à l'exemple ci-dessous:
Figure 1. Une tête simple,
Impression de votre propre tête
Ouvrez le volet d'en-tête en double-cliquant dans la zone d'en-tête (qui est, au-dessus du corps du document). Si vous ne l'avez jamais créé un en-tête avant, prendre un moment pour regarder autour et vous orienter (pour en savoir plus sur les en-têtes et pieds de page, lisez « Tirer le meilleur parti des en-têtes et pieds de page »). Si vous êtes déjà familier avec l'utilisation des en-têtes et pieds de page, passez au point 2.
Figure 2. volet d'en-tête
Lorsque le volet d'en-tête est activée, vous pouvez également accéder au panneau de pied de page. Chaque fois que vous êtes dans le volet d'en-tête ou le pied de page, l'en-tête contextuelle et outils Pied de page | onglet Conception est affiché. Cet onglet Ruban contient un certain nombre de fonctionnalités utiles pour en-tête et à la création de pied de page, comme nous le verrons.
Figure 3. L'en-tête et pied de page Outils | onglet Conception
Lorsque vous êtes dans l'en-tête du document ou le pied de page, vous pouvez revenir au document en double-cliquant dans la zone du corps du document ou en cliquant sur Fermer l'en-tête et pied de page Outils | onglet Conception.Avec le point d'insertion dans le volet d'en-tête, tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans votre tête. Cela peut être aussi simple que John Q. exemple de l'échantillon montré à la figure 1 ou plus complexe, comme l'exemple de style juridique illustré à la figure 3.
Figure 4. tête typique pour un petit cabinet d'avocats
De nombreux utilisateurs aiment mettre en place un en-tête, comme celle de la figure 4 à l'aide d'une table. Je ne l'ai jamais trouvé nécessaire, et les tables en-têtes peuvent être une source de problèmes, donc je vous conseille d'éviter les tables à moins que vos composants-tête ne peuvent pas être disposés d'une autre manière (une des raisons serait un logo graphique qui s'étend à côté de plusieurs lignes de texte; une table sera nécessaire parce que le texte ne peut être enroulé autour d'un graphique dans l'en-tête ou le pied de page). Si vous choisissez d'utiliser une table, notez qu'il y aura un paragraphe vide suivant la table (Word insiste à ce sujet); vous pouvez l'utiliser pour créer « salle de respiration » entre la tête et le corps de la lettre. Dans l'en-tête de la figure 4, je l'ai enlevé l'onglet arrêt central du deuxième alinéa, car il n'a pas été utilisé. Le premier paragraphe est centré par alignement du paragraphe car cela est plus simple que d'insérer un caractère de tabulation sur chaque ligne pour centrer.
Création d'un en-tête pour en-tête préimprimé
Si votre lettre sera imprimée sur du papier lettre rieuse (tête préimprimé), tout ce que vous devez faire est de garantir que le corps de votre document ne chevauchera pas l'impression. Si l'en-tête se limite à la partie supérieure (tête) et en bas (pied de page) du papier, ce qui est relativement simple. Si l'en-tête comprend des éléments sur les côtés de la page, voir « en-tête plus complexes » ci-dessous.
Ouvrir le volet d'en-tête comme à l'étape 1 ci-dessus.La première chose que vous allez faire est mis en place l'en-tête que vous souhaitez voir apparaître sur les deuxième et les pages suivantes (ce qui est contre-intuitif, mais, comme je le disais, il est le moyen le plus efficace d'aborder cette tâche).
Figure 5. Page Galerie Nombre
Lorsque vous insérez le numéro de page (peu importe comment vous le faire), il sera affiché comme « 1 », mais il est en fait un < PAGE > champ qui mettra à jour sur chaque page (lorsque vous avez terminé votre modèle, premier lieu, il apparaît sera sur la deuxième page, donc il va dire « 2 »).
Une fois que vous avez l'en-tête de deuxième page de configuration à votre satisfaction, cochez la case « Première page différente » (ci-dessus à la figure 5).
Figure 6. La page de dialogue de configuration
- Lorsque vous revenez à la fenêtre d'en-tête, l'en-tête que vous venez de mettre en place aura disparu. A sa place, sera le premier en-tête. C'est là que vous allez créer votre tête. Word rappeler l'en-tête que vous avez créé, cependant, et utilisera chaque fois que votre lettre arrive à une deuxième page.
Pour insérer une zone de texte, sélectionnez l'onglet Insertion. Dans le groupe Texte, cliquez sur la zone de texte pour ouvrir le menu et sélectionnez Dessiner la zone de texte. Faites glisser la souris pour dessiner une zone de texte d'environ la taille nécessaire.
Les versions de ruban de Word ont rendu beaucoup plus difficile d'insérer un cadre (bien que les cadres sont supérieurs pour certaines utilisations). Si vous avez l'onglet Développeur activé, vous pouvez trouver le bouton Frame Insertion dans l'héritage Forms outils sous Outils hérités du groupe de contrôles, mais pour le rendre facile à utiliser, vous devrez ajouter le bouton à la barre d'accès rapide. Pour ce faire, faites un clic droit sur la QAT et choisissez Personnaliser la barre d'outils Accès rapide. Dans la boîte de dialogue Accès rapide Barre d'outils, sélectionnez la commande de ne pas dans la catégorie de ruban et faites défiler vers le bas pour insérer Cadre horizontal. Cliquez sur Ajouter >> pour l'ajouter à la QAT. Lorsque vous utilisez le bouton Insérer Frame, vous obtiendrez un cadre par défaut d'une taille de l'ensemble, que vous pouvez faire glisser pour redimensionner.
Lorsque vous sélectionnez une zone de texte, les outils de dessin contextuels | onglet Format est affiché. Le Wrap menu déroulant Texte dans le groupe Organiser vous permettra de changer le style d'emballage. Cliquez sur Position. puis Plus d'options de mise en page ... pour spécifier la position exacte. Vous pouvez faire glisser la zone de texte à la taille désirée, en observant les mesures dans le groupe de taille ou de les modifier directement dans les boîtes de spin. Ou vous pouvez cliquer sur le lanceur de dialogue dans le groupe Taille pour accéder à la boîte de dialogue de mise en page, qui vous permet de définir la taille, la position et le style d'emballage de la zone de texte en un seul endroit. Par défaut, la zone de texte aura un contour noir. Pour le supprimer, cliquez sur le bouton Contour de forme dans le groupe Styles de formes sur les outils de dessin | onglet Format et choisissez Non Outline.
Si vous répliquer à en-tête réelle avec des éléments sur le côté, alors vous aurez besoin d'être plus précis dans le dimensionnement et l'emplacement de votre zone de texte ou le cadre et le formatage du texte à l'intérieur. Vous devez également être plus prudent dans le réglage de la « Distance du texte » pour permettre à l'espace entre ce texte et le corps de la lettre. Avec un peu de pratique, vous pouvez obtenir des résultats tels que ceux indiqués à la figure 7.
Figure 7. Exemple d'un en-tête avec des éléments latéraux
Une mise en garde au sujet de ce type de mise en page: tirets gauche et tirets suspendus ne fonctionnent pas lorsqu'ils sont utilisés à côté de la zone de texte ou un cadre. Une autre approche de ce type de mise en page, puis est d'utiliser des styles dentelées (au lieu de la zone de texte / image) sur la première page de la lettre, de revenir à des styles normaux, non indenté à la page 2. Cela nécessiterait permettant toujours un saut de paragraphe entre les deux pages, cependant.
Puisque le corps de votre lettre va avoir un seul paragraphe vide de toute façon, appliquer le style de date à ce sujet. Si vous envoyez la plupart des lettres le même jour que vous les rédigez, vous pouvez économiser encore plus de temps en insérant un champ CreateDate dans ce paragraphe (voir « une date »). Que vous laisser le paragraphe vide ou que Word remplir la date pour vous, vous pouvez configurer votre mot paragraphe suivant pour vous. Dans la boîte de dialogue Modifier le style, changer le style « pour le paragraphe suivant » à l'intérieur Adresse (ou tout ce que vous avez appelé le style que vous utilisez à cet effet). Maintenant, lorsque vous appuyez sur Entrée à la fin du paragraphe Date, vous serez dans un nouveau paragraphe mis en forme avec le style d'adresse à l'intérieur.
De la même manière, définissez le style suivant pour être adresse à l'intérieur Salutation (ou ligne de sujet si vos lettres comprennent généralement un). Le style suivant pour Salutation devrait être corps de texte.
3 Pour supprimer la bordure d'une zone de texte, accédez à l'onglet Couleurs et lignes du texte Format de dialogue Boîte et sélectionnez Non ligne pour la couleur de la ligne. Pour supprimer une bordure d'un cadre, choisissez Aucun dans les frontières et le dialogue Ombrage ou No Border sur la palette frontières sur la barre d'outils Mise en forme.