Créer un rapport simple
Choisissez une source d'enregistrement
Créer un rapport en utilisant l'outil de rapport
Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête sur laquelle vous souhaitez baser le rapport.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur Rapport.
L'accès construit le rapport et l'affiche en mode mise en page.
Après avoir visionné le rapport, vous pouvez l'enregistrer puis fermer le rapport et la table sous-jacente ou d'une requête que vous avez utilisé comme source d'enregistrement. La prochaine fois que vous ouvrez le rapport, l'accès affiche les données les plus récentes de votre source d'enregistrement.
Créer un rapport en utilisant l'Assistant Rapport
Vous pouvez utiliser l'Assistant ce rapport pour être plus sélectif sur les champs apparaissent sur votre rapport. Vous pouvez également spécifier comment les données sont regroupées et triées, et vous pouvez utiliser des champs de plus d'une table ou d'une requête, à condition que vous avez spécifié les relations entre les tables et les requêtes au préalable.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur Assistant Rapport.
Suivez les instructions sur les pages de l'Assistant Rapport. Sur la dernière page, cliquez sur Terminer.
Remarque: Si vous voulez inclure des champs de plusieurs tables et des requêtes dans votre rapport, ne cliquez sur Suivant ou Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table ou une requête sur la première page de l'Assistant Rapport. Au lieu de cela, répétez les étapes pour sélectionner une table ou une requête et cliquez sur tous les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le rapport. Ensuite, cliquez sur Suivant ou Terminer pour continuer.
Création d'étiquettes à l'aide de l'Assistant d'étiquettes
Utilisez l'Assistant Étiquette pour créer facilement des étiquettes pour une grande variété de tailles d'étiquettes standard.
Dans le volet de navigation, ouvrez la table ou la requête qui sera la source d'enregistrement pour vos étiquettes en double-cliquant dessus.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur les étiquettes.
Suivez les instructions sur les pages de l'Assistant Étiquette. Sur la dernière page, cliquez sur Terminer.
Note: Aperçu avant impression est la seule vue que vous pouvez utiliser pour afficher plusieurs colonnes - les autres vues montrent les données dans une seule colonne.
Créer un rapport en utilisant l'outil de rapport vierge
Si vous n'êtes pas intéressé à utiliser l'outil de rapport ou de l'Assistant Rapport, vous pouvez utiliser l'outil de rapport vierge pour créer un rapport à partir de zéro. Cela peut être un moyen très rapide de construire un rapport, surtout si vous prévoyez de mettre seulement quelques champs sur votre rapport. La procédure suivante explique comment utiliser l'outil de rapport Blank:
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur Rapport vide.
Un rapport vierge apparaît en mode mise en page et le volet Liste des champs est affichée sur le côté droit de la fenêtre d'accès.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus à côté de la table ou des tables contenant les champs que vous souhaitez voir apparaître sur le rapport.
Faites glisser chaque champ sur le rapport d'une à la fois, ou maintenez la touche CTRL enfoncée et sélectionnez plusieurs champs, puis faites-les glisser sur le rapport en même temps.
En-tête Cette section est imprimé une seule fois, au début du rapport. Utilisez l'en-tête du rapport pour des informations qui pourraient normalement apparaître sur une page de couverture, comme un logo, un titre ou une date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d'agrégation Sum dans l'en-tête du rapport, la somme calculée est pour l'ensemble du rapport. L'en-tête de rapport est imprimé avant l'en-tête de page.
En-tête section Ceci est imprimé en haut de chaque page. Par exemple, utiliser un en-tête de page pour répéter le titre du rapport sur chaque page.
Groupe tête Section Il est imprimé au début de chaque nouveau groupe d'enregistrements. Utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un rapport qui est regroupé par produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d'agrégation Sum dans l'en-tête de groupe, la somme est pour le groupe actuel.
Détail Cette section est imprimé une fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement. C'est là que vous placez les commandes qui composent le corps principal du rapport.
Pied de page Cette section est imprimé à la fin de chaque page. Utilisez un pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations par page.
Remarque: En mode Création, le pied de page du rapport apparaît sous le pied de page. Cependant, lorsque le rapport est imprimé ou prévisualisé, le pied de page du rapport apparaît au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou d'une ligne de détails sur la dernière page.
comprendre les contrôles
Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuer des actions, et vous permettent de visualiser et de travailler avec des informations qui améliore l'interface utilisateur, tels que des étiquettes et des images. Access prend en charge trois types de contrôles: liés, non liés, et calculées:
Un contrôle lié commande dont la source de données est un champ dans une table ou une requête est un contrôle dépendant. Vous utilisez des contrôles liés pour afficher les valeurs des champs dans votre base de données. Les valeurs peuvent être du texte, des dates, des chiffres, des valeurs Oui / Non, des images ou des graphiques. Une zone de texte est le type le plus commun de contrôle lié. Par exemple, une zone de texte sur un formulaire qui affiche le nom de famille d'un employé pourrait obtenir cette information dans le champ Nom de la table Employés.
contrôle indépendant de commande A qui n'a pas une source de données (un champ ou d'expression) est un contrôle indépendant. Vous utilisez des contrôles indépendants pour afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une étiquette qui affiche le titre d'un rapport est un contrôle indépendant.
Calculé contrôler un contrôle dont la source de données est une expression plutôt que d'un champ est un contrôle calculé. Vous spécifiez la valeur que vous voulez dans le contrôle en définissant une expression comme source de données pour le contrôle. Une expression est une combinaison d'opérateurs (tels que = et +), des noms de commande, noms de champs, les fonctions qui renvoient une valeur unique, et des valeurs constantes. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une réduction de 25 pour cent en multipliant la valeur dans le champ Prix unitaire d'une valeur constante (0,75).
= [Prix unitaire] * 0,75
Une expression peut utiliser les données d'un champ dans le tableau sous-jacent ou d'une requête du rapport, ou d'un contrôle dans le rapport.
Lorsque vous créez un rapport, il est probablement plus efficace d'ajouter et d'organiser tous les contrôles liés en premier lieu, en particulier si elles représentent la majorité des contrôles sur le rapport. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles non consolidés et calculés qui complètent la conception à l'aide des outils dans le groupe Contrôles sur l'onglet Conception.
Vous liez un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle qui est lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ dans le volet Liste des champs du rapport. Le volet Liste des champs affiche les champs de table ou requête sous-jacente du rapport. Pour afficher le volet Liste des champs, sur l'onglet Conception, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter un champ existant.
Vous pouvez lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ dans le contrôle lui-même ou dans la boîte pour la valeur SourceContrôle dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés définit les caractéristiques du contrôle, comme son nom, la source de ses données et son format.
En utilisant le volet Liste des champs est la meilleure façon de créer un contrôle pour deux raisons:
Un contrôle lié a une étiquette attachée, et l'étiquette prend le nom du champ (ou la légende définie pour ce champ dans la table sous-jacente ou une requête) comme sa légende par défaut, de sorte que vous ne devez pas taper la légende vous-même.
Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant et que vous voulez lier à un champ, définissez la propriété ControlSource du contrôle au nom du champ. Pour plus d'informations sur la propriété ControlSource, recherche Aide pour « ControlSource. »
Peaufinez votre rapport en mode mise en page
Après avoir créé un rapport, vous pouvez facilement affiner sa conception en travaillant en vue de la mise en page. En utilisant les données du rapport réel que votre guide, vous pouvez régler la largeur des colonnes, réorganiser les colonnes et ajouter des niveaux et des totaux de regroupement. Vous pouvez placer de nouveaux champs sur la conception du rapport et définir les propriétés du rapport et de ses contrôles.
Pour passer à la vue de la mise en page, cliquez droit sur le nom du rapport dans le volet de navigation puis cliquez sur Mise en page View.
L'accès montre le rapport en vue de la mise en page.
Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table sous-jacente ou d'une requête à la conception de votre rapport. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des opérations suivantes:
Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser dans le volet Liste des champs du rapport.
Peaufinez votre rapport en mode Création
Vous pouvez également affiner la conception de votre rapport en travaillant en mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et les champs du rapport en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour personnaliser votre rapport.
Pour passer en mode Création, cliquez droit sur le nom du rapport dans le volet de navigation puis cliquez sur Création.
L'accès montre le rapport en mode Création.
Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table sous-jacente ou d'une requête à la conception de votre rapport. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des opérations suivantes:
Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser dans le volet Liste des champs du rapport.
Ajoutez des champs dans le volet Liste des champs
Pour ajouter un seul champ, faites glisser le champ dans le volet Liste des champs à la section où vous voulez afficher sur le rapport.
Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les champs que vous souhaitez. Ensuite, faites glisser les champs sélectionnés sur le rapport.
Lorsque vous déposez les champs sur une section de rapport, Access crée un contrôle de zone de texte lié pour chaque champ et place automatiquement un contrôle d'étiquette à côté de chaque champ.
Ajouter des contrôles au rapport
Certains contrôles sont automatiquement créés, tels que le contrôle de la zone de texte lié qui est créé lorsque vous ajoutez un champ dans le volet Liste des champs à votre rapport. De nombreux autres contrôles peuvent être créés en mode Création en utilisant les outils dans le groupe Contrôles sur l'onglet Conception.
Déterminer le nom d'un outil
Placez le pointeur de la souris sur l'outil.
Access affiche le nom de l'outil.
Créer un contrôle à l'aide des outils dans le groupe Contrôles
Cliquez sur l'outil pour le type de contrôle que vous souhaitez ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil Check Box.
Cliquez dans la grille de création de rapport où vous souhaitez placer le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle de taille par défaut, ou cliquez sur l'outil, puis faites-le glisser dans la grille de création de rapports pour créer un contrôle de la taille que vous voulez.
Si vous ne placez pas le contrôle parfaitement sur le premier essai, vous pouvez le déplacer en utilisant la procédure suivante:
Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.
Placez le pointeur de la souris sur le bord de la commande jusqu'à ce que le pointeur se transforme en une flèche à quatre têtes.
Faites glisser le contrôle à l'emplacement que vous voulez.
Cette procédure crée un contrôle « non consolidé ». Si le contrôle est le type qui peut afficher des données (une zone de texte ou cocher la case, par exemple), vous devez entrer un nom de champ ou une expression dans la propriété SourceContrôle pour le contrôle avant qu'il affiche toutes les données. Voir la section Comprendre les contrôles dans ce sujet pour plus d'informations.
Affichez la feuille de propriétés
Pour afficher la feuille de propriétés en mode Création, effectuez l'une des opérations suivantes:
Enregistrez votre travail
Après avoir enregistré la conception de votre rapport, vous pouvez exécuter le rapport aussi souvent que vous avez besoin. La conception du rapport reste le même, mais vous obtenez les données actuelles chaque fois que vous imprimez ou affichez le rapport. Si vos besoins de reporting changent, vous pouvez modifier la conception du rapport ou de créer un nouveau rapport similaire basé sur l'original.
Enregistrez votre conception de rapports
Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'accès rapide.
Si le rapport est sans titre, tapez un nom dans la zone Nom du rapport, puis cliquez sur OK.
Enregistrez votre conception de rapport sous un nouveau nom
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans le rapport zone Enregistrer pour le nouveau rapport, puis cliquez sur OK.
Après avoir enregistré la conception de votre rapport, vous pouvez l'utiliser encore et encore. La conception du rapport reste le même, mais vous obtenez les données actuelles à chaque fois que vous affichez ou imprimez le rapport. Si vos besoins de reporting changent, vous pouvez modifier la conception du rapport ou de créer un nouveau rapport similaire basé sur l'original.
Voir votre rapport
Il y a plusieurs façons de voir votre rapport. La méthode que vous choisissez dépend de ce que vous voulez faire avec le rapport et ses données:
Si vous souhaitez apporter des modifications temporaires auxquels les données apparaissent sur le rapport avant de l'imprimer, ou si vous voulez copier les données du rapport au presse-papiers, utilisez la vue du rapport.
Si vous voulez être en mesure de modifier la conception du rapport tout en regardant les données, utiliser la vue Mise en page.
Si vous voulez simplement voir ce que le rapport ressemblera quand il est imprimé, utilisez Aperçu avant impression.
Remarque: Si votre rapport est formaté avec plusieurs colonnes, vous ne pouvez voir la mise en page de colonne Aperçu avant impression. vue Mise en page et vue Rapport afficher le rapport en une seule colonne.
Voir votre rapport en vue du rapport
vue Rapport est la vue par défaut qui est utilisé lorsque vous double-cliquez sur un rapport dans le volet de navigation. Si le rapport n'est pas ouvert, double-cliquez sur le rapport dans le volet de navigation pour le voir en vue du rapport.
Si le rapport est déjà ouvert, cliquez droit sur le nom du rapport dans le volet de navigation puis cliquez sur Afficher le rapport.
Travaillez avec vos données en vue du rapport
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.
Clic droit sur les lignes sélectionnées, puis cliquez sur Copier.
Utilisez le raccourci clavier - Appuyez sur CTRL + C.
Afficher uniquement les lignes que vous souhaitez en utilisant des filtres
Vous pouvez appliquer des filtres directement à votre rapport sans quitter le mode de rapport. Par exemple, si vous avez une colonne « Pays / région » et que vous voulez voir seulement les lignes où le pays / région est « Canada », procédez comme suit:
Trouver le mot « Canada » dans le rapport et faites un clic droit.
Cliquez Equals "Canada".
Access crée et applique le filtre.
Commuter un filtre sur et en dehors
Vous pouvez basculer entre un affichage filtré et non filtré en cliquant sur Toggle Filter dans le Tri - groupe de filtre de l'onglet Accueil. Cela ne supprime pas le filtre - il se juste et hors tension.
Supprimer un filtre
Cliquez droit sur le champ à partir duquel vous souhaitez supprimer le filtre.
Cliquez sur Effacer le filtre de nomchamp. (Votre champ réel est indiqué pour nomchamp.)
Une fois qu'un filtre a été supprimé, vous ne pouvez pas le remettre en marche en utilisant la commande à bascule de filtre. Vous devez d'abord recréer le filtre.
Remarque: Si vous appliquez un filtre à un rapport, puis enregistrez et fermez le rapport, le filtre sera sauvé. Cependant, la prochaine fois que vous ouvrez le rapport, l'accès ne sera pas appliquer le filtre. Pour réappliquer le filtre, sous l'onglet Accueil, dans le Tri - groupe Filtre, cliquez sur Toggle Filter.
Aperçu de votre rapport à l'aide Aperçu avant impression
Cliquez droit sur le rapport dans le volet de navigation, puis cliquez sur Aperçu avant impression dans le menu contextuel.
Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d'un rapport de manière séquentielle ou de sauter à une page dans le rapport.
1. Cliquez pour afficher la première page.
2. Cliquez pour afficher la page précédente.
3. Cliquez sur pour afficher la page suivante.
4. Cliquez pour afficher la dernière page.
5. Tapez un numéro de page dans cette case, puis appuyez sur ENTRER pour accéder à une page spécifique.
Dans l'aperçu avant impression, vous pouvez zoomer pour voir les détails ou effectuer un zoom arrière pour voir comment les données est positionné sur la page. Avec le curseur positionné sur le rapport, cliquez une fois. Pour inverser l'effet du zoom, cliquez à nouveau. Vous pouvez également utiliser la commande de zoom sur la barre d'état d'accès pour zoomer plus ou arrière.
Pour fermer l'aperçu avant impression, effectuez l'une des opérations suivantes:
Dans l'onglet Aperçu avant impression, cliquez sur Fermer Aperçu avant impression.
Cliquez droit sur le rapport dans le volet de navigation puis cliquez sur Afficher ou Mise en page Création dans le menu contextuel.
Conseil: Après avoir prévisualisé votre rapport, vous pouvez exporter les résultats vers Microsoft Word, Microsoft Excel ou plusieurs autres programmes Office. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Export, cliquez sur le bouton pour le format que vous voulez et suivez les instructions.
Imprimez votre rapport
Modifier les paramètres de la page
Ouvrez le rapport dans Aperçu avant impression. Vous pouvez modifier les paramètres de page dans une vue, mais Aperçu avant impression est meilleure parce que vous pouvez voir immédiatement les effets de tout changement.
Une fois que vous faites un changement, utilisez les boutons de navigation pour afficher plusieurs pages pour vous assurer que vous ne l'avez pas créé de problèmes de mise en forme sur les pages suivantes.
Envoyez-nous votre rapport à une imprimante
Ouvrez le rapport dans une vue, ou sélectionnez le rapport dans le volet de navigation.
Access affiche la boîte de dialogue d'impression.
Entrez vos choix pour des options telles que l'imprimante, la plage d'impression et le nombre de copies.
Dans l'objet Envoyer boîte de dialogue, dans la liste Sélectionner Format de sortie, cliquez sur le format de fichier que vous souhaitez utiliser.
Remplissez toutes les boîtes de dialogue.