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Cette ressource couvre les parties de la lettre d'affaires de base et fournit trois lettres d'affaires de l'échantillon.
Les parties d'une lettre d'affaires
Cette ressource est organisée dans l'ordre dans lequel vous devez écrire une lettre d'affaires, en commençant par l'adresse de l'expéditeur si la lettre est pas écrit sur papier.
L'adresse de l'expéditeur
L'adresse de l'expéditeur est inclus habituellement en-tête. Si vous n'utilisez pas à en-tête, inclure l'adresse de l'expéditeur en haut de la lettre une ligne ci-dessous la date. Ne pas écrire le nom ou le titre de l'expéditeur, car il est inclus dans la fermeture de la lettre. Inclure uniquement l'adresse de la rue, la ville et le code postal.
Adresse à l'intérieur
L'adresse à l'intérieur est l'adresse du destinataire. Il est toujours préférable d'écrire à une personne en particulier à l'entreprise à laquelle vous écrivez. Si vous ne possédez pas le nom de la personne, faire des recherches en appelant l'entreprise ou de parler avec les employés de la société. Inclure un titre personnel, comme Mme M. ou Dr Suivez la préférence d'une femme à être traitée comme Mlle, Mme ou Mme Si vous n'êtes pas sûr de la préférence d'une femme à être adressée, utilisez Mme S'il y a une possibilité que la personne à qui vous écrivez est un docteur ou a un autre titre, utiliser ce titre. En général, les gens ne me dérange pas d'être traités par un titre supérieur à celui qu'ils possèdent en réalité. Pour écrire l'adresse, utilisez le format Office de US Post. Pour les adresses internationales, tapez le nom du pays dans toutes les lettres capital sur la dernière ligne. L'adresse à l'intérieur commence une ligne sous l'adresse de l'expéditeur ou une ligne ci-dessous la date. Il doit être justifié à gauche, peu importe le format que vous utilisez.
Salutation
Utilisez le même nom que l'adresse à l'intérieur, y compris le titre personnel. Si vous connaissez la personne et l'adresse généralement par leur prénom, il est acceptable d'utiliser uniquement le premier nom de la Salutation (par exemple: Dear Lucy :). Dans tous les autres cas, cependant, utiliser le titre personnel et dernier / nom de famille suivi par deux points. Laissez une ligne vide après la Salutation.
Si vous ne connaissez pas le sexe d'un lecteur, utilisez un Salutation non sexiste, comme leur titre d'emploi suivi du nom du récepteur. Il est également acceptable d'utiliser le nom complet dans un Salutation si vous ne pouvez pas déterminer le sexe. Par exemple, vous pourriez écrire Cher Chris Harmon: si vous étiez incertain du sexe de Chris.
Pour bloc et formats de blocs modifiés, espace unique et à gauche justifier chaque paragraphe dans le corps de la lettre. Laisser une ligne vide entre chaque paragraphe. Lors de la rédaction d'une lettre d'affaires, faites attention de se rappeler que la concision est très important. Dans le premier paragraphe, envisager une ouverture amicale puis une déclaration du point principal. Le paragraphe suivant devrait commencer à justifier l'importance du point principal. Dans les prochains paragraphes, continuer la justification des renseignements généraux et les détails. Le dernier paragraphe devrait retraiter l'objet de la lettre et, dans certains cas, demander un certain type d'action.
La fermeture commence au même point vertical que votre date et une ligne après le dernier paragraphe du corps. Le premier mot que (par exemple: Merci) et laisser quatre lignes entre la fermeture et le nom de l'expéditeur pour une signature. Si deux points suit la Salutation, une virgule doit suivre la clôture; sinon, il n'y a pas de ponctuation après la clôture.
Boîtiers
initiales dactylo
initiales dactylo sont utilisés pour indiquer la personne qui a tapé la lettre. Si vous avez tapé la lettre vous, omettre les initiales dactylo.
Une note sur le format et la police
Lors de l'écriture des lettres d'affaires, vous devez accorder une attention particulière au format et à la police utilisée. La disposition la plus courante d'une lettre d'affaires est connu sous le nom format de bloc. En utilisant ce format, la lettre entière est justifié à gauche et à simple interligne, sauf pour un double espace entre les paragraphes.
Un autre format largement utilisé est connu sous le nom format de bloc modifié. Dans ce type, le corps de la lettre et les adresses de l'expéditeur et le destinataire sont justifiés à gauche et à simple interligne. Cependant, la date et la fermeture, onglet au point central et commencez à taper.
La finale, et le moins utilisé, le style est semi-bloc. Il est un peu comme le style de bloc modifié, sauf que chaque paragraphe est en retrait au lieu de justification à gauche.
Cette ressource couvre les parties de la lettre d'affaires de base et fournit trois lettres d'affaires de l'échantillon.
Si vous utilisez en-tête, ne comprennent pas l'adresse de l'expéditeur en haut de la lettre; au contraire, commencer par la date.
Format bloc
Road 123 Winner
Nouvel employé Ville, PA 12345
Ernie anglais
1234 écriture Lane Lab
Ecrire City, IN 12345
Cher M. English:
Le premier paragraphe d'une lettre d'affaires typique est utilisée pour indiquer le point principal de la lettre. Commencez par une ouverture amicale; puis passer rapidement dans le but de votre lettre. Utilisez quelques phrases pour expliquer le but, mais ne vont pas aux détails jusqu'à ce que le paragraphe suivant.
Format bloc modifié
(Tab centre, commencez à taper) Road 123 Winner
Nouvel employé Ville, PA 12345
Ernie anglais
1234 écriture Lane Lab
Ecrire City, IN 12345
Cher M. English:
Le premier paragraphe d'une lettre d'affaires typique est utilisée pour indiquer le point principal de la lettre. Commencez par une ouverture amicale; puis passer rapidement dans le but de votre lettre. Utilisez quelques phrases pour expliquer le but, mais ne vont pas aux détails jusqu'à ce que le paragraphe suivant.
(Tab centre, commencez à taper) Cordialement,
(Tab centre, commencez à taper) Lettre Lucy
Semi-Block Format
Road 123 Winner
Nouvel employé Ville, PA 12345
Ernie anglais
1234 écriture Lane Lab
Ecrire City, IN 12345
Cher M. English:
(Indent) Le premier paragraphe d'une lettre d'affaires typique est utilisée pour indiquer le point principal de la lettre. Commencez par une ouverture amicale; puis passer rapidement dans le but de votre lettre. Utilisez quelques phrases pour expliquer le but, mais ne vont pas aux détails jusqu'à ce que le paragraphe suivant.