14 Conseils pour la création d'un bureau sans papier, CIO
A une époque où presque tous les employés ont accès à un terminal d'ordinateur, et lorsque les appareils mobiles avec des densités de pixels impossibles à distinguer de celle des supports d'impression sont désormais monnaie courante, il est étrange que plus n'a pas fait de réduire l'utilisation du papier.
Bureau Non Paperless Sans Limites
Avec cela à l'esprit, voici quelques stratégies pratiques pour réduire de manière significative le volume global de l'utilisation du papier. Nous prenons également regarder de plus près comment vous pouvez mieux équiper vos employés de travailler plus efficacement dans un environnement sans papier.
Réduire, Décourager l'utilisation du papier
La première étape vers la réduction de l'utilisation du papier est tout simplement l'accent sur la réduction de mouvement vers l'utilisation du papier. Cela peut être fait dans une variété d'initiatives sans palier ou à faible coût qui mettent en relief la gravité du lecteur sans papier.
2. Rendre moins pratique à imprimer. Réduire le nombre d'imprimantes dans votre bureau en consolidant plus petit, la machine bas de gamme avec des imprimantes capables de volumes d'impression plus élevés à un emplacement central. Sans imprimantes sur leur bureau, les employés sont moins susceptibles d'imprimer frivoles; ce qui a l'avantage d'améliorer l'efficacité des coûts.
3. Demande des déclarations sans papier auprès des banques et des fournisseurs de services tels que la société de télécommunications. Faire un effort conscient pour payer les factures en ligne, aussi, car cela réduit non seulement l'utilisation des chèques en papier et des enveloppes nécessaires pour les poster, mais améliore également la productivité globale.
Re-architecte processus d'affaires clés
6. Reproduire des documents internes sur les ordinateurs portables ou Wikis en ligne tels que Google Docs ou Evernote place. Celui-ci prend en charge le partage des cahiers entiers ou des notes individuelles, ce qui est pratique pour la diffusion à la fois des matériaux statiques et dynamiques comme un manuel de l'employé ou des notes de réunion.
7. Jetez complètement fax à partir du processus d'affaires et remplacer les formulaires papier avec formulaires PDF qui sont envoyés par courrier électronique ou d'un navigateur Web. L'outil en ligne gratuit PDFescape va créer des fichiers PDF avec les champs de formulaire correspondant, tandis que les applications payées telles que Nitro Pro 9 et Acrobat XI offrent des fonctionnalités plus sophistiquées.
Infrastructure de soutien pour permettre Paperless Office
Obtenir la bonne infrastructure peut aller un long chemin d'aller bureau sans papier. Voici un certain nombre d'outils logiciels, des services et des morceaux de matériel qui peut être mis en place pour soutenir le bureau sans papier.
8. Considérons une configuration double ou multi-écrans. Une raison commune que les documents d'impression des travailleurs est la nécessité de les contre-référence avec un autre document. Vous pouvez réduire l'impression de gaspillage en créant un poste de travail multi-moniteur. Donner deux employés (ou trois) écrans offre immobilier plus numérique et offre un gain de productivité en même temps. Les moniteurs LCD durent plus longtemps que généralement les mises à niveau de l'ordinateur, aussi, donc cela est un coût que vous aurez seulement besoin de payer une fois.
11. Reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme les images statiques ou des fichiers PDF créés par les scanners matériels en fichiers modifiables qui sont sensiblement plus utiles. Par exemple, ABBYY FineReader transforme les fichiers PDF et photos numériques dans Microsoft Word, Excel ou PDF interrogeables.
12. Pour les formalités administratives inévitables qui doivent être imprimées, en utilisant les deux côtés peuvent réduire de moitié l'utilisation du papier. Les imprimantes qui prennent en charge aujourd'hui l'impression recto verso sont très fiables et disponibles à seulement une légère prime par rapport aux modèles non compatibles duplex. En fait, de nombreuses imprimantes mi-gamme, de cette fonction par défaut.
L'Ante sur la productivité Paperless
Bien sûr, le papier numérisation est pas seulement de réduire les déchets. Dans de nombreux cas, les notes numérisées offrent la commodité d'être consultables et occupent plus d'espace physique lorsqu'ils sont stockés sous forme de bits binaires sur un disque de stockage. Pourquoi ne pas prendre au prochain niveau et de tenter d'augmenter la productivité personnelle grâce à l'utilisation des technologies de numérisation?
réduire avec succès l'utilisation de papier n'est pas un événement ponctuel. Il est une série d'efforts continus pour se éloigner du papier et de mettre en place une culture qui fronce les sourcils sur les déchets. Re-architecturer les processus d'affaires afin de réduire l'utilisation du papier est une activité incontournable, mais l'adoption des bons outils peut aller un long chemin vers la création d'un environnement pour soutenir le bureau sans papier.
En fin de compte, les entreprises ne devraient pas arrêter à éliminer le papier, mais devrait faire pression pour une plus grande numérisation afin de récolter tous les avantages.