Comment faire la paie-vous, la paie de bricolage pour les petites entreprises
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D paie oing est l'une des parties les plus essentielles et les plus difficiles de gestion d'une entreprise. Il y a toutes sortes de règlements que vous devez savoir à peu près aussi bien que des choses comme les déductions FICA et assurance-maladie, les lois fiscales publiques locales, et bien plus encore.
Heureusement, la paie ne doit pas être difficile. Avec un peu de préparation et le bon logiciel, vous pouvez automatiser la paie de l'ensemble de votre entreprise. Pour en savoir exactement comment faire aujourd'hui la paie dans notre guide complet.
Il y a trois façons de faire la paie
Aujourd'hui, les entreprises font généralement la masse salariale dans l'une des trois façons différentes:
- Manuel (do-it-yourself méthode)
- Embaucher un comptable à temps partiel
- Utilisez une solution de logiciel de paie
Vous pouvez aussi avoir une combinaison des trois méthodes. Certaines entreprises bundle logiciel de paie avec le logiciel de comptabilité, par exemple. Ou bien, vous pouvez fournir un logiciel de paie de base avec un comptable à temps partiel.
Logiciel de paie est l'option la plus populaire pour les petites et moyennes entreprises d'aujourd'hui, bien que les grandes entreprises ont souvent besoin de comptables à temps plein ou services comptables.
Avec le logiciel de paie, vous payez généralement un taux de base (disons, 20 $ à 50 $ par mois), ainsi qu'un coût supplémentaire par employé (par exemple, 2 $ à 5 $ par employé). Il est plus cher que de le faire vous-même la paie, mais beaucoup moins cher que l'embauche d'un expert-comptable (ou l'embauche d'un comptable à temps plein).
Bien sûr, certaines personnes préfèrent vraiment la méthode de bricolage de paie manuelle. Cela peut être une option idéale pour les petites entreprises de moins de, disons, 5 personnes. Cependant, beaucoup de gens se sentent encore comme ils peuvent gagner du temps et de l'argent en utilisant un logiciel de paie.
Trois bases Pièces de « Faire la paie »
Il y a trois emplois de base que vous devez accomplir lorsque « faire la paie »:
1) Payer employés: Avez-vous les payer chaque semaine, toutes les deux semaines? Chaque mois? Cette partie du travail vous oblige à ajouter les heures des employés, calculer leurs gains, et de retenir le montant exact des impôts et des retenues sur chaque chèque de paie.
2) Paiement des impôts de la paie: Le gouvernement a besoin de charges sociales à payer pour les services essentiels. Quand vous faites la paie, vous devez payer au gouvernement le montant exact de l'impôt de l'État et fédéral ainsi que toutes les charges sociales dues par votre entreprise.
3) Le dépôt des formulaires fiscaux: L'IRS a besoin de beaucoup de formes. et vous êtes tenu de remplir et de soumettre toutes ces formes en temps opportun. La plupart des entreprises déposent des formulaires trimestriels à l'IRS, bien que certains choisissent de le faire mensuel ou annuel.
Comment fonctionne le logiciel de paie?
Tous les logiciels de paie fonctionne fondamentalement de la même manière. Logiciel de paie vous permet de faire toutes les opérations suivantes en utilisant soit une interface Web ou un logiciel ordinateur de bureau:
- Calculer le salaire brut pour les employés
- Calculer salaire à domicile employé, qui est le montant qu'ils gagnent après impôt sur le revenu, FICA, déductions d'assurance maladie, les paiements de fonds de retraite, pension alimentaire pour enfants, etc.
- Payer les employés en imprimant des chèques ou envoyer des dépôts directs
- Remplir et soumettre les documents requis pour locaux, provinciaux, et les rapports d'impôt sur le revenu fédéral
- Soumettre les paiements électroniques aux autorités fiscales
Sur votre fin des choses, vous fondamentalement juste d'entrer des informations des employés et le nombre d'heures de travail chaque semaine (ou leur salaire). Ensuite, le logiciel de paie fait la plupart du travail pour vous. La plupart du temps de la plupart des logiciels de paie entre dans vos informations de l'entreprise en premier lieu.
Bien sûr, tous les programmes de logiciels de paie sont construites de façon égale. Certains logiciels de paie ne sera pas envoyer des formulaires électroniques à l'IRS, par exemple, ce qui signifie que vous aurez besoin de le faire sur votre propre trimestrielle, mensuelle ou annuelle.
Tous les logiciels calculera même taxe locale, ce qui signifie que vous pourriez avoir à entrer vos propres déductions pour l'impôt de l'État ou d'autres codes fiscaux spécifiques à la région.
Comment garder une trace des heures des employés pour la paie
Garder la trace des heures des employés est l'une des plus grandes luttes pour les propriétaires d'entreprises. Faites-vous les employés entrent dans une carte de temps tous les matins? Suivez-vous les connexions informatiques? Avez-vous confiance en eux pour entrer honnêtement leurs heures par jour?
Eh bien, il y a un certain nombre de différentes façons de suivre les heures des employés.
Certaines sociétés de paie vient en fait avec des outils d'auto-rapports intégrés pour les employés. Les employés reçoivent essentiellement l'accès à un compte de logiciel de paie de base qui leur permet d'ajouter leurs propres informations de l'heure. Puis, à la fin de chaque période de paie, le gestionnaire prend toutes ces informations et passe par la forme pour créer des chèques de paie.
Vous pouvez également utiliser des horloges gratuites sur Internet comme Time Clock gratuit. qui permet également aux employés de suivre des heures à l'aide d'appareils mobiles.
Comment faire face aux heures supplémentaires
Logiciel de paie est apte à faire face aux heures supplémentaires. Le principal problème des heures supplémentaires est suivi en premier lieu.
La plupart des entreprises en Amérique sont tenus de payer les employés 1,5 fois par heure pour les heures supplémentaires.
Si votre entreprise est couvert par les lois fédérales du travail (lois du travail fédérales couvrent les entreprises de plus de 500K $ de ventes et / ou les entreprises impliquées dans le commerce inter-étatique), vous êtes tenu de payer 1,5 fois le taux horaire de l'employé pour chaque heure employé travaille par semaine sur 40.
Par exemple, un employé qui est payé 30 $ par heure serait faire payer 45 $ par heure pour chaque heure de travail passé 40 heures dans une semaine donnée.
Certains États ont également des heures supplémentaires par jour, où les employés qui travaillent plus de 8 heures par jour sont admissibles à la rémunération des heures supplémentaires après 8 heures. Californie, par exemple, fonctionne de cette façon.
Au lieu d'expliquer les lois sur les heures supplémentaires de chaque État, je vais faire référence à ce guide qui explique les lois supplémentaires uniques de chaque État.
Il y a beaucoup de différences spécifiques entre les employés et leurs classifications des heures supplémentaires. Par exemple, les employés exécutifs doivent faire au moins 455 $ par semaine de 40 heures de travail pour être considérés comme des « employés exécutifs ». La meilleure façon d'en apprendre davantage sur les employés exemptés et non exemptés est de lire ce guide d'un CPA.
Comment faire des jours de vacances et des malades travail lorsque vous faites la paie?
Les employeurs varient considérablement en fonction de la façon dont ils gèrent les jours de vacances et les indemnités de maladie. Il appartient à chaque entreprise de définir leurs vacances ensemble de l'entreprise et les jours de maladie, puis en tenir à ce système.
Les déductions obligatoires
L'une des tâches les plus importantes effectuées par les systèmes de paie calcule les déductions. Lors du calcul de la masse salariale, les employeurs américains doivent faire face à deux prélèvements obligatoires (impôts sur le revenu et FICA), ainsi que des déductions volontaires. Voici comment ces déductions fonctionnent:
Impôt sur le revenu
Sécurité sociale
En plus de payer 6,2% dans le cadre de FICA, vous devez déduire 1,45% supplémentaire de chaque employé pour l'assurance-maladie. Encore une fois, ce 1,45% est couverte à la fois par l'employeur et l'employé pour un total de 2,9%.
Taxes de chômage fédéral (FUTA)
Les employeurs sont tenus de déclarer et de payer FUTA, qui sert à financer des programmes de chômage de l'État. Les employeurs sont tenus de déclarer et le dépôt des impôts sur l'emploi en utilisant le formulaire trimestriel 941 Impôt fédéral trimestriel de l'employeur retour.
retenues volontaires
déductions volontaires varient d'une entreprise à. Quelques exemples de déductions volontaires comprennent:
- Les cotisations à un IRA, 401k, ou un autre régime de retraite
- Les primes d'assurance maladie
- les dépenses liées à l'emploi, comme l'équipement des employés, les repas, les uniformes, les frais de formation, ou les cotisations syndicales
- Les primes d'assurance-vie
En fonction du type de déduction, ceux-ci peuvent être déduits avant ou après le reste des impôts. Solutions de paie peuvent facilement gérer un large éventail de déductions volontaires et les classer dans les catégories appropriées.
Exigences et paiements de rapports de paie
Après avoir calculé la masse salariale, votre travail n'est pas encore. Vous devez répondre à certaines exigences et demandes de paiement. Vous devez également faire rapport et soumettre dans les délais requis. documents requis comprend:
- déclaration d'impôt fédéral de chômage annuel (formulaire 940 ou 940EZ)
- trimestrielle déclaration d'impôt sur la masse salariale de l'employeur (formulaire 941)
- Rendement annuel de l'impôt fédéral Abstention (formulaire 945)
- Déclarations salariales et fiscales (formulaire W-2)
Intuit a fait un article très détaillé qui vous indique quand vous êtes tenu de soumettre ces formulaires. Consultez cet article ici.
Trois problèmes les plus courants Lorsque vous effectuez la paie
Si vous faites la paie pour la première fois, alors vous pourriez rencontrer certains de ces pièges de paie communs, y compris:
3) Pénalités: En fin de compte, il va se passer. Vous allez faire un petit (ou grand) erreur et votre entreprise sera sanctionné d'une pénalité. Certaines entreprises de logiciels de paie sont en fait tellement confiance dans leurs capacités de paie qu'ils vous garantissent une protection contre les pénalités fiscales. Ils vont même payer ces pénalités fiscales pour vous jusqu'à un certain montant!
Qui paie système est le meilleur pour vous?
Jusqu'à présent, nous avons parlé de trois principaux types de systèmes de paie. Cependant, il y a vraiment cinq principaux types de méthodes de paie disponibles pour les entreprises d'aujourd'hui. Voici un bref aperçu de toutes ces méthodes, ainsi que leurs avantages uniques et des inconvénients:
manuel paie
Lorsque vous calculez la paie manuellement, il est juste que vous l'aide d'un stylo et du papier (ou plus probablement, un logiciel de tableur sur votre ordinateur).
Avantages: la paie manuelle est la méthode de la paie le plus abordable. Il donne aux employeurs le plus grand niveau de contrôle sur les paiements des employés. Il est également le système que de nombreux employeurs connaissent le mieux.
Inconvénients: Il est presque toujours la méthode la plus de la paie du temps. Elle exige également plus de travail et a les meilleures chances d'erreurs.
Logiciel de paie
Logiciel de paie est de bureau ou un logiciel Web qui vous permet d'exécuter la paie grâce à un programme de logiciel chaque semaine pour calculer automatiquement toutes les déductions et les paiements.
Avantages: Vous avez encore le contrôle parce que vous faites vous-même, mais le logiciel enlève beaucoup de travail acharné. Vous pouvez avoir des calculs complexes effectués avec seulement quelques clics et il est nettement plus rapide que le traitement de la paie manuelle.
Nous vous recommandons Intuit amélioré la paie:
Paie - Logiciel de comptabilité empaqueté ensemble
Des entreprises comme Intuit bundle leur logiciel QuickBooks avec le logiciel de paie pour rendre la vie des propriétaires d'entreprise beaucoup plus facile.
Avantages: le contrôle total sur les finances de votre entreprise parce que vous faites encore tout vous-même - vous avez juste l'aide de deux logiciels. Vos frais de personnel sont mis à jour automatiquement dans QuickBooks, qui signifie que vous ne devez jamais vous soucier de doubles entrées. Il y a aussi une responsabilité partagée avec de nombreux ensembles de logiciels de paie et de la comptabilité, ce qui signifie que la société de paie assumera la responsabilité de toutes les pénalités que vous êtes Assed.
Inconvénients: courbe d'apprentissage et un prix plus élevé que le simple achat de logiciels de paie lui-même (bien que certains faisceaux font assez faible la différence de prix).
Payer un comptable
Vous pouvez payer un comptable (à temps partiel ou à temps plein) pour aider à vos déclarations fiscales et sociales sur les salaires. Certaines petites entreprises contrat ce travail correspond à un cabinet d'expertise comptable, alors que d'autres grandes entreprises ont un expert-comptable à temps plein ou même une équipe de comptables à temps plein.
Avantages: droits de paie sont déléguées à quelqu'un d'autre, ainsi que les responsabilités fiscales. Comptables savent aussi leur entreprise mieux que quiconque.
Inconvénients: le contrôle minimum sur les finances de votre entreprise. Les comptables sont aussi plus cher que toute autre méthode (même les moins chers, les comptables à temps partiel!).
Service complet de la paie
C'est comme avoir un logiciel de paie, sauf que vous avez également un spécialiste de la paie humaine qui travaille avec vous pour gérer vos responsabilités fiscales et sociales.
Avantages: La plupart des fournisseurs de paie de service complet couvriront toutes les pénalités fiscales. Vous avez également un accès direct à votre compte comme vous auriez si vous travaillez avec le logiciel de paie sur votre propre. Vous pouvez également gagner du temps lors de la manipulation encore tous les dépôts et les dépôts sur votre propre. En fait, quelqu'un fait la paie en votre nom avec un minimum de travail sur votre main. Vous venez de donner votre spécialiste de la paie les données (comme les heures des employés et des salaires) et ils font le reste.
Inconvénients: Certains fournisseurs vous demandent de renoncer au contrôle presque complet de votre compte (autant que vous abandonneraient lorsque vous travaillez avec un expert-comptable). Ceci est également la deuxième option la plus chère derrière seulement travailler avec un expert-comptable à temps plein.
Les plus populaires logiciel de paie disponible aujourd'hui
Il existe des dizaines de logiciels de paie gratuitement aujourd'hui, mais seulement quelques-uns sont vraiment pour votre argent. Voici les 5 options les plus populaires que vous pourriez envisager pour votre petite entreprise:
Intuit en ligne paie
Certains des principaux avantages de Intuit paie incluent son faible prix (20 $ à 99 $ par mois plus 2 $ par employé). Il y a trois niveaux différents de service en fonction de la façon dont doivent être complets vos services de paie. Vous pouvez également vous inscrire pour un essai gratuit de 30 jours pour vérifier Intuit pour vous-même.
Patriot Pay
Patriot Pay de Patriot Software est spécialement conçu pour les entreprises employant jusqu'à 50 salariés. La société vend des logiciels qui incluent tous les services de comptabilité dont vous avez besoin pour votre entreprise, y compris les services fiscaux, les bases de données d'embauche, et un logiciel de comptabilité.
Ces dernières années, Patriot Pay a construit un soutien pour la plupart des systèmes d'exploitation et des applications, y compris les appareils iPhone et Android. Comme Intuit, Patriot Pay est livré avec un essai gratuit de 30 jours. Beaucoup de services add-on sont disponibles pour des frais supplémentaires, y compris les services fiscaux et le suivi du temps des employés.
Le système logiciel est un prix entre 10 $ et 33 $ par mois.
ezPaycheck paie
Prix à un prix abordable 89 $ par année, ezPaycheck paie prétend être le meilleur système pour les personnes sans formation professionnelle en comptabilité et gestion d'une entreprise de moins de 10 employés. C'est le logiciel de paie plus barebones sur cette liste - donc ne vous attendez pas quelque chose de trop de fantaisie. Mais si vous voulez un logiciel qui calcule les charges sociales, les formulaires d'impôt et imprime les chèques de paie et prend en charge les systèmes de rémunération sur mesure, puis ezPaycheck paie peut faire toutes ces choses.
CenterPoint paie
CenterPoint paie est la solution pour les grandes entreprises. À partir de 795 $, CenterPoint paie est un système personnalisable disponible pour une taxe unique. Ce système offre dépôt direct, le dépôt d'impôt électronique et calcul des salaires sur mesure entre autres.
Les entreprises apprécient CenterPoint paie pour sa flexibilité et sa capacité à gérer la masse salariale pour un nombre illimité d'employés et plusieurs entreprises pour un prix plat. Vous devrez payer une cotisation annuelle supplémentaire pour le soutien à la clientèle et il n'y a pas d'essai gratuit. Il n'y a pas non plus d'applications mobiles disponibles.
Sage HRMS paie
Entre 3 et un prix de $ 7 $ par employé par mois, Sage HRMS paie est le choix idéal pour les entreprises qui utilisent le logiciel Peachtree Accounting. Sage HRMS paie intègre de façon transparente avec Peachtree et élimine totalement la nécessité d'une comptabilité en partie double.
L'inconvénient principal de Sage HRMS la paie est qu'il ne sera pas le calcul des impôts locaux, ni le classerons par voie électronique des impôts. Donc, vous devez encore faire beaucoup de travail de la paie sur votre propre (Mais qu'attendez-vous dans cette gamme de prix?).
Conclusion: comment faire votre entreprise paie?
Un bon système de paie est aussi précise et vous aide à éviter les pénalités coûteuses de l'IRS. Que vous êtes coincé à faire des calculs de paie manuelle ou à l'aide du logiciel barebones, il est dans votre intérêt de passer du temps rendre le système de paie de votre entreprise aussi efficace que possible.