Comment faire la paie comptable The Ultimate Guide pour les petites entreprises
la comptabilité de la paie est de savoir comment une entreprise dossiers rémunération des employés et assure le suivi des montants qui ne sont pas divulgués de chèques de paie des employés pour les impôts et les régimes d'avantages sociaux. La tenue de registres détaillés de la part de l'employeur des charges sociales et des programmes d'avantages sociaux est également un élément clé de la façon de faire la comptabilité de la paie.
Depuis plusieurs lois entrent en jeu avec les charges sociales et les avantages sociaux, la comptabilité de la paie peut être un processus long et complexe. Dans cet article, nous allons briser les choses pour vous et vous dire ce que vous devez savoir pour optimiser votre processus de paie, y compris les éléments suivants:
- Qu'est-ce que la paie est comptable, et ce que vous avez à la piste
- Configuration de votre entreprise d'embaucher des employés
- Rassembler les documents dont vous avez besoin pour payer les employés
- Comment calculer Paychecks
- Comment enregistrer la paie
- Comment - Quand déclarer et payer vos impôts sur la paie
- Comment calculer manuellement les chèques de paie
Faire la paie un jeu d'enfant en utilisant notre logiciel de paie recommandé Gusto. Gusto propose des intégrations avec QuickBooks, un logiciel de suivi du temps, et plus à garder tout que vous devez faire la paie dans une plate-forme facile à utiliser. Essayez-le gratuitement pendant un mois.
Comment faire comptabilité de la paie: Qu'est-ce et qu'avez-vous à la piste?
la comptabilité de la paie implique la tenue de registres détaillés de tous les éléments suivants:
- Le salaire brut, le salaire, les primes et autres revenus imposables gagnés par les employés
- Les montants retenus de la rémunération des employés de l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt sur la sécurité sociale et les taxes d'assurance-maladie
- Les montants retenus de la rémunération des employés des prestations de santé, les prestations de retraite, ou saisies de salaire
- À titre d'employeur, votre partie de la sécurité sociale, l'assurance-maladie et l'impôt sur le chômage
- Part de l'employeur de l'assurance maladie, régime de retraite, les indemnités de congés de maladie, et de vacances ainsi que d'autres avantages sociaux que vous offrez aux employés.
Tout d'abord, nous allons couvrir les étapes que vous devez prendre pour être en mesure d'embaucher des employés:
Étape 1. Configuration de votre entreprise à embaucher des employés
Obtenez un employeur employeur fédéral Numéro d'identification (EIN)
Le gouvernement fédéral suit tous les paiements fiscaux effectués par une entreprise utilisant leur EIN (Employer Identification Number). Il est libre d'obtenir un EIN de l'IRS. Vous pouvez savoir comment commencer ici.
Sélectionnez période de paye
Il est important d'établir à quelle fréquence vous allez payer les employés avant de les embaucher. Les plus courantes périodes de paie sont utilisés chaque semaine, toutes les deux semaines, bimensuelle et mensuelle.
Comp Assurance Achat travailleurs
Pour de plus amples renseignements sur la façon de remplir chacun de ces éléments, consultez notre façon de payer les employés et comment guider la configuration du guide de la paie.
Étape 2. Réunissez les documents dont vous avez besoin pour payer les employés
Après l'embauche de vos employés, vous devez configurer vos employés dans votre système de paie. Pour chaque employé, vous aurez généralement besoin d'un formulaire I-9, formulaire W-4 et formulaire d'autorisation de dépôt direct, le cas échéant. Ci-dessous vous trouverez une brève description de chacune de ces formes.
Tous les employeurs aux États-Unis doivent vérifier que toute personne qu'ils envisagent d'embaucher est un citoyen américain ou a le droit de travailler aux États-Unis. Cela doit se faire en remplissant le formulaire I-9 et de faire des copies de la documentation fournie par l'employé comme une carte de sécurité sociale, VISA, certificat de naissance ou un permis de conduire. Cliquez ici pour télécharger un exemple de formulaire I-9.
Dépôt direct Formulaire d'autorisation
Si vous utilisez le dépôt direct à vos employés, vous devez obtenir la permission de déposer de l'argent dans leur compte bancaire. Pour ce faire, vous devez avoir chaque employé de remplir un formulaire d'autorisation de dépôt direct. De plus, l'employé a soumettre un spécimen de chèque ainsi que le formulaire dûment rempli. Cela vous permettra de vérifier qu'ils vous ont donné l'acheminement bancaire correcte et numéro de compte. Cliquez ici pour télécharger un échantillon formulaire d'autorisation de dépôt direct.
employés paiement par dépôt direct vous permettra d'économiser de l'argent parce que vous ne devez pas acheter stock de chèques. D'autre part, si vous faites une erreur dans le calcul de la rémunération d'un employé, il est beaucoup plus facile d'annuler un chèque de paie et rééditer. Malheureusement, vous ne pouvez pas annuler un paiement par dépôt direct. Une fois fait, vous devrez travailler avec l'employé soit de les émettre un chèque si vous les sous-payés ou réduire prochain paiement par dépôt direct de l'employé.
Si vous ne pouvez pas obtenir tous vos employés à signer pour le dépôt direct, alors vous aurez besoin d'imprimer les chèques de paie. L'impression des chèques de paie dans le logiciel de paie comme Gusto est rapide et facile. Tout ce que vous avez à faire est l'achat de chèque de paie.
Étape 3. Comment calculer Paychecks
Avant d'entrer dans le Nitty Gritty de calcul des chèques de paie, je dois vous dire que je ne recommande pas calculer manuellement les chèques de paie. Tout d'abord, le calcul peut être très compliqué qui le rend facile de faire une erreur. D'autre part, toute erreur que vous faites pourrait donner lieu à une sous ou trop-perçu à votre employé ou un sous ou trop-perçu à l'autre, les autorités fédérales et locales. Je ne dois pas vous dire que les chèques de paie ne seront pas mal calculer une excuse acceptable pour donner l'IRS si elle se traduit par une sous-paiement des charges sociales.
Faciliter les choses sur vous-même en utilisant un logiciel de paie comme Gusto. Pour calculer les chèques de paie dans Gusto, tout ce que vous avez à faire est d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque employé et fournir des congés de maladie ou de vacances prises. Sur la base de cette information, Gusto calcule automatiquement les chèques de paie pour vous!
Ne vous inquiétez pas, si vous mourez d'envie de savoir comment calculer manuellement les chèques de paie, nous couvrirons cela en détail dans le manuel Comment calculer la section de la paie Contrôles Poursuivez votre lecture.
Étape 4. Comment enregistrer la paie
Malade à payer à payer
- Salaire brut - Pour ce compte, vous devez inclure le montant que vous versez à un employé chaque période de paie avant toute déduction.
- Assurance maladie - Dans ce compte, vous inclura le montant total de l'assurance maladie que vous payez à votre fournisseur d'assurance (à savoir Blue Cross, Kaiser, etc.).
- 401K Matching - Si vous offrez un plan 401K à vos employés, vous devez inclure le montant des cotisations que vous avez faites pour répondre à vos cotisations salariales dans ce compte. Cet argent sera versé à la société d'investissement qui est responsable du maintien de la société 401K. (À savoir Fidelity)
- Retenue fédéral - Ce compte doit refléter le montant total des impôts sur le revenu que vous avez retenu de tous les chèques de paie des employés. Vous remettrez ces fonds à l'IRS sur la base des délais fixés par l'IRS. Reportez-vous à la section exigences de déclaration pour plus d'informations.
- FICA à payer - Les retenues sur les chèques de paie des employés pour la sécurité sociale et les taxes d'assurance-maladie accumuleront dans ce compte. Vous remettrez ces fonds à l'IRS sur la base des délais fixés par l'IRS. Reportez-vous à la section exigences de déclaration pour plus d'informations.
- SUTA à payer - Ce compte doit inclure les taxes de chômage de l'Etat que vous êtes responsable du paiement. Reportez-vous à la section État et aux besoins locaux pour plus d'informations.
- État des personnes handicapées - Ce compte doit inclure les taxes d'invalidité de l'Etat que vous avez retenu des employés, le cas échéant. Poursuivez votre lecture pour la section de l'Etat et les exigences locales pour en savoir plus.
- Indemnisation des travailleurs - Dans ce compte, vous devez tenir compte du montant de l'indemnisation des travailleurs en raison. Pour en savoir plus sur la façon de calculer l'indemnisation des travailleurs, cliquez ici.
- Assurance santé des employés à payer - Ce compte comprendra le montant retenu sur les chèques de paie des employés pour une couverture d'assurance-maladie. Ce compte permettra de réduire le montant de l'assurance maladie versées par l'employeur. Pour en savoir plus à offrir l'assurance-maladie, cliquez ici.
- 401K Contribution des employés - Toutes les cotisations salariales 401K retenues sur les chèques de paie accumulera dans ce compte. Cet argent sera versé à la société d'investissement qui est responsable du maintien de la société 401K. (À savoir Fidelity)
- Indemnité de vacances à payer - Si vous offrez à vos employés un congé payé, alors vous devez garder une trace du temps qu'ils ont gagné sur les livres. La façon dont cela fonctionnerait est un employé gagnerait un certain nombre d'heures de congé chaque période de paie. Il est important d'enregistrer les vacances accumulées, car il est de l'argent que vous devez à l'employé. S'il / elle devait quitter ou vous les congédié alors vous devez inclure toutes les indemnités de vacances accumulées dans leur dernier chèque de paie. Jetons un coup d'oeil à un exemple pour voir comment cela fonctionnerait. Vous cherchez à en savoir plus sur les vacances et la prise de force? Cliquez ici .
Exampleof vacances constituées
Disons un employé obtient 10 jours de vacances chaque année et sur une période de paie toutes les deux semaines. Vous calculer le nombre d'heures de vacances cet employé reviendraient chaque période de paie comme suit:
10 jours de vacances X 8 heures = 80 heures (ce qui est le montant des heures de congé gagné chaque année)
80 heures / 26 semaines (nombre de fois où un employé toutes les deux semaines est versée chaque année) = 3,08 heures (ce qui est le nombre d'heures de congé gagné chaque période de paie)
Pour accumuler des vacances sur les livres, vous devez utiliser une entrée de journal. Une entrée de journal est un moyen manuel pour enregistrer les transactions commerciales. Il comprend généralement une date, un montant de débit, et un montant de crédit. Pour en savoir plus sur ce qu'est une entrée de journal est et comment créer un, vérifier cela. Voici un exemple de l'entrée de journal, nous enregistrions pour cet employé s'il a obtenu un salaire de 30 $ par heure.
Charges de salaire brut
- Paiement à payer Malade - Comparable à des congés à payer, vous devez garder une trace du montant des indemnités un employé a gagné sur les livres. Vous pouvez établir quel salaire malade un employé gagnerait par période de paie (comme nous l'avons fait dans l'exemple de la paie de vacances ci-dessus courus).
Supposons que cet employé a gagné 1 heure de congé de maladie à une entrée de journal de 30 $ par heure de salaire alors notre serait la suivante:
Charges de salaire brut
Journal L'entrée au registre de paie
Comme indiqué dans la section précédente, une entrée de journal est décrit comme l'enregistrement des débits et des crédits. Si vous utilisez un programme de comptabilité comme QuickBooks, vous ne devez pas entrer les écritures de journal souvent parce que QuickBooks fait pour vous « dans les coulisses » lorsque vous créez une facture pour un client ou de payer une facture. Toutefois, si vous utilisez un système de comptabilité manuelle, vous devrez créer des entrées de journal.
Voici un exemple d'une entrée de journal pour une masse salariale 10 000 $:
Charges de salaire brut
1 600 $ - 231,50 $ = 1,368.50 $ (Pay Net)
Exigences nationales et locales
The Bottom Line
Si vous êtes un peu débordé par la façon de faire la comptabilité de la paie, vous n'êtes pas seul. De nombreux propriétaires d'entreprises utilisent des logiciels de paie comme Gusto pour prendre soin de leurs besoins de paie. Comme nous l'avons mentionné précédemment, Gusto peut vous faire économiser une tonne de temps grâce à l'automatisation des tâches manuelles comme le calcul de vos chèques de paie, le calcul de votre part de l'impôt sur la sécurité sociale, l'impôt et l'assurance-maladie les impôts sur le chômage fédéral.
A propos de l'auteur
Crystalynn Shelton
