Small Business Accounting Aide-mémoire - infographique, QuickBooks
Gérer vos finances de l'entreprise ne doit pas être manger-votre-épinards ingrats. La clé, bien sûr, est de créer un plan réaliste avec un budget, enregistrer vos transactions correctement, passez en revue vos résultats garder régulièrement et toujours de bons dossiers. Votre niveau de confort avec les trois rapports financiers de base qui évaluent votre santé financière est également essentiel: le bilan. compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.
Quand est-il le temps de faire quoi? La liste suivante établit un calendrier recommandé de prendre en charge les fonctions comptables qui vous tiendra en harmonie avec l'état de votre entreprise et de rationaliser votre préparation fiscale. Lisez pour une couverture en profondeur de vos tâches requises, ou passez directement à la fin pour voir un infographique très pratique à utiliser comme une liste de contrôle visuel.
Tâches comptables quotidiennes
1. Vérifier la position de trésorerie
Puisque l'argent est le carburant pour votre entreprise, vous ne voulez jamais être presque vide. Commencez votre journée en vérifiant combien d'argent vous avez sous la main. Sachant combien vous vous attendez à recevoir et combien vous attendre à payer au cours de la prochaine semaine / mois est important, aussi, mais il est pas de gaz dans votre réservoir.
Tâches hebdomadaires comptables
2. enregistrer les transactions
Enregistrer chaque transaction (facturation des clients, recevoir de l'argent des clients, payer les fournisseurs, etc.) dans le compte approprié quotidien ou hebdomadaire, selon le volume. Bien que les transactions d'enregistrement manuellement ou en feuilles de calcul Excel est acceptable, il est probablement plus facile d'utiliser un logiciel de comptabilité comme QuickBooks. Les avantages et le contrôle l'emportent largement sur les coûts.
3. Les recettes de documents et des dossiers
Conservez des copies de toutes les factures envoyées, tous les reçus en espèces (espèces, chèque et dépôts carte de crédit) et tous les paiements en espèces (espèces, chèque, relevés de carte de crédit, etc.).
4. Examiner les factures impayées des fournisseurs
5. Les vendeurs de payer, les chèques de signe
6. Préparer et envoyer des factures
Assurez-vous d'inclure les conditions de paiement. La plupart des factures sont payables dans les 30 jours, a noté que « Net 30 » au bas de votre facture. Sans une date d'échéance, vous aurez plus de revenus de prévision des problèmes pour le mois. Pour vous assurer que vous êtes payé à temps, utilisez toujours un modèle de facture contient les détails du droit tels que les conditions de paiement, les frais, et votre détaillées adresse de paiement.
7. Examen des flux de trésorerie projetés
Tout ce que vous avez besoin est une simple déclaration montrant votre position actuelle de trésorerie, les recettes monétaires attendus au cours de la prochaine semaine / mois et les paiements prévus en espèces au cours de la prochaine semaine / mois. Pour télécharger un modèle de déclaration de flux de trésorerie personnalisable gratuit, cliquez ici.
Tâches comptables mensuelles
8. Équilibrer votre entreprise Chéquier
Tout comme vous conciliez votre compte chèque personnel, vous devez savoir que vos entrées de transaction d'affaires de trésorerie sont chaque mois précis et que vous travaillez avec la bonne position de trésorerie. Concilier votre argent, il est plus facile de découvrir et de corriger toute erreur ou omission, soit par vous ou par la banque dans le temps de les corriger.
9. Examen échues ( « personnes âgées ») Créances
Assurez-vous d'inclure un « vieillissement » colonne pour séparer les factures « ouvertes » avec le nombre de jours un projet de loi est passé en raison. Cela vous donne un aperçu rapide des paiements à la clientèle exceptionnel. Le début du mois est un bon moment pour envoyer des relevés de rappel en retard aux clients, les clients et toute autre personne qui vous doit de l'argent.
A la fin de votre exercice, vous regarderez ce compte à nouveau pour déterminer les créances que vous devrez envoyer à des collections ou radier une déduction.
10. Analyser État de l'inventaire
11. Processus d'examen ou de la paie et approuver les paiements fiscaux
Même si vous avez un calendrier établi pour payer vos employés (généralement deux fois par mois), vous devez répondre aux exigences de l'impôt sur la masse salariale en fonction des lois fédérales, étatiques et locales à des moments différents, alors assurez-vous de retenir, rapport et déposer l'impôt sur le revenu applicable, la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les taxes d'invalidité aux organismes appropriés aux dates requises.
12. Examen de profits et pertes réelles par rapport au budget et par rapport à des exercices antérieurs
Si vous n'êtes pas préparé un budget, comparer votre année à jour PL en cours avec la même année à jour avant période PL pour identifier les écarts et faire des ajustements.
Consultez nos guides pour télécharger un modèle de budget personnalisable gratuit et compte de profits et pertes.
13. Examen du bilan Mois de fin par rapport à la période précédente
Cliquez ici pour un modèle de bilan personnalisable gratuit.
Tâches comptables trimestrielles
14. Préparer / Examen annuel révisé PL Estimation
15. Examiner les rapports trimestriels paie et effectuer des paiements
Vous avez passé en revue vos rapports de paie bimensuelle. Cependant, l'IRS et la plupart des États exigent des rapports de paie trimestriels et les paiements trimestriels restants. Encore une fois, il est préférable que votre fournisseur de services de paie complète ces rapports et les fichiers. Votre travail consiste à examiner pour vous assurer qu'ils semblent raisonnables.
16. Examen et la taxe de vente acquitter des cotisations trimestrielles
Si votre entreprise fonctionne dans un état qui exige la taxe de vente, assurez-vous de respecter pour éviter les pénalités graves. Aux États-Unis Small Business Administration (SBA) peut vous aider à déterminer vos obligations fiscales de l'État.
17. Calcul de l'impôt sur le revenu et estimé Effectuer un paiement
L'IRS et les États qui ont l'impôt sur le revenu vous obliger à payer des impôts sur les bénéfices estimatifs. Passez en revue votre PL année à jour pour voir si vous devez des impôts estimés pour ce trimestre. Votre comptable fiscaliste peut aider si nécessaire.
Tâches comptables annuelles
18. Examen échues Créances
19. Examiner votre inventaire
Passez en revue votre inventaire en cours afin de déterminer la valeur des articles non vendus. Toute dépréciation des stocks se traduit par une déduction sur vos impôts de fin d'année. Si vous n'écrivez pas l'inventaire invendables, vous surestime votre solde d'inventaire et de payer des impôts supplémentaires que vous ne devez pas.
20. Compléter IRS formes W-2 et 1099-MISC
Pour vous aider à déterminer si le travailleur est un entrepreneur indépendant ou un employé, consultez notre W-2 par rapport à 1099 Assistant. Si vous employez des entrepreneurs indépendants, consultez notre guide pour le dépôt 1099.
21. Examen et approbation plein année Rapports financiers et des déclarations fiscales
Au moment de l'impôt, examiner attentivement les rapports financiers de l'année complète de votre entreprise avant de les donner à votre comptable. Avant de signer votre retour, assurez-vous de le passer en revue pour la précision en fonction de vos rapports financiers annuels. Si l'IRS audite votre entreprise et trouve une sous-paiement des impôts, il viendra à vous, pas votre expert-comptable, pour l'impôt supplémentaire, pénalités et intérêts.
Logiciel de comptabilité comme QuickBooks peut vous aider à générer des rapports financiers et de gérer les impôts, mais pour plus de conseils, consultez notre guide pour l'information financière. Pour conserver une référence à portée de main de cette liste, sauvez notre infographie ci-dessous.