Comptabilité de base pour les petites entreprises - MOBI @ SCU

Session 11: Comptabilité et trésorerie

OBJECTIF: Avant de commencer votre entreprise, vous devrez apprendre à compter les points (de la comptabilité de base), et la façon de maintenir l'argent dans votre compte bancaire (contrôle de flux de trésorerie). Cette session explique à la fois en termes simples, et les avantages de l'embauche d'un expert-comptable avant de commencer.

Première étape: Acquérir les connaissances
Deuxième étape: Sélectionnez un comptable
- Méthodes de comptabilité
  - Méthode de base en espèces
  - Procédé d'exercice
- Garder les documents commerciaux distincts
- Questions fiscales responsabilité
  - Impôts sur le revenu
  - Charges sociales
- Assistance financière et technique
- Contrôles internes
- Rendements trimestriels
- Compte bancaire Réconciliation
- Politique d'avantages sociaux
Troisième étape: Faites votre propre comptabilité!
- Les trois principaux états financiers
  - Le bilan
  - Le compte de résultat
  - Contrôle des flux de trésorerie
- Comptabilité et trésorerie Puch List
Top Ten et Don'ts
Plan d'affaires

Première étape: acquérir les connaissances

Si vous allez être en affaires, vous devez savoir comment garder score. Pour acquérir cette connaissance, il faudra que vous allez à l'école pour apprendre la comptabilité et le logiciel informatique qui est utilisé pour soutenir votre entreprise. Avec cette connaissance, vous pouvez parler intelligemment de vos besoins en comptabilité avec les employés, les banquiers, et votre comptable.

Les questions financières que vous affronterez dans votre propre entreprise sont peu différents de ceux des grandes entreprises. Les outils financiers, associés à une compréhension de la façon de les utiliser, vous aider à la bonne gestion de votre entreprise. Sans cette compréhension et sans engagement dédié à l'aide d'outils financiers, vous réduisez vos chances de succès.

Votre entreprise sera jugée par les mesures financières classiques: le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ces trois mesures définiront la santé financière de votre entreprise. Dans cette session, vous apprendrez comment:

Le bilan indique combien l'entreprise vaut la peine.
La déclaration de résultat indique si votre entreprise est rentable ou non.
Le tableau des flux de trésorerie prédit vos soldes de trésorerie à l'avenir.

Deuxième étape: Sélectionnez un comptable

Vous devriez consulter un expert-comptable avant de commencer. Cela pourrait être un expert-comptable agréé (CPA) qui est un praticien exerçant seul ou une grande firme comptable qui peut offrir une expertise dans de nombreux domaines (et dont les frais ont tendance à être plus élevés). Un autre type d'expert-comptable est un « agent » (EA). EAs doit passer un test d'imposition administré par l'Internal Revenue Service.

D'autre part, si vous voulez quelqu'un pour vous conseiller sur l'organisation de l'entreprise et préparer les déclarations de revenus et de taxe sur les salaires, vous voudrez probablement un CPA ou EA pour vous aider. Plus « de routine » comptabilité que vous savez et vous le faites, mieux c'est parce que vous pouvez bénéficier d'un niveau d'expertise plus élevé.

Demandez à d'autres dans votre secteur d'activité dont les jugements que vous faites confiance au sujet de leur expérience avec le logiciel.

Comment votre comptable peut aider à traiter avec votre banquier:
Tôt ou tard, vous aurez besoin de financement en plus de vos sources de démarrage. Il est important d'établir des relations bancaires AVANT surgissent les besoins futurs. Votre comptable peut vous aider:

Préparer les déclarations de contrôle des flux de trésorerie qui permettra d'estimer quels sont les besoins de trésorerie de l'entreprise au cours des mois à venir.
Préparer un état financier personnel, y compris un bilan de vos actifs et passifs personnels ainsi qu'une déclaration des revenus et des dépenses montrant d'argent vous générer chaque mois. Les banques exigent généralement une garantie personnelle.
Trouver un banquier. Cela peut être utile parce que le banquier a eu des relations avec le comptable.
Polir votre plan d'affaires pour votre banquier.
Organiser le plus de renseignements possible, y compris les états financiers d'une manière propre et ordonnée.

Questions fiscales responsabilité

Il y aura un certain nombre de questions de responsabilité fiscale que vous et votre comptable aurez besoin pour traiter:

la planification du contrôle des dommages est une partie importante des contrôles internes. Vous devrez être préparé pour adversités.

Vous obtenez probablement l'idée maintenant que dans votre processus de sélection de retenir un expert-comptable, il est une bonne idée d'obtenir une avec une expérience dans votre secteur d'activité.

Il est courant pour les démarrages à être à court de liquidités. Et il est très tentant de retarder le paiement de certaines obligations de conserver des liquidités. Pourtant, vous ne devriez pas tomber dans ce piège avec vos obligations gouvernementales car les agences gouvernementales ont peu de patience avec les contribuables délinquants.

De même, l'argent de la taxe de vente que vous percevez, dans les États qui font payer la taxe de vente, doit être transmis à l'Etat, que ce soit sur une base mensuelle ou trimestrielle en fonction du volume de vos ventes. Des rapports trimestriels seront tenus de montrer combien vous avez recueillis et que vous avez soumis cet argent à l'état en temps opportun.

Le rapprochement signifie prendre l'équilibre dans votre carnet de chèques et de réconcilier ou comparer mathématiquement à la solde bancaire. Vous devez également tenir compte de la différence entre ces deux soldes qui sont dus à des contrôles que vous avez écrit qui n'ont pas encore défrichées la banque. Si tel est le cas, le solde de votre chéquier sera inférieur à celui du relevé bancaire parce que la banque n'a pas encore vu certains des chèques que vous avez écrit. Il est donc important que ces chèques en circulation soustraites du solde bancaire et le nombre résultant soit comparé au nombre dans votre carnet de chèques. Lorsque les deux concordent, nous disons que le compte a été réconciliés.

Combien d'heures les gens vont travailler.
Que les vacances auxquels ils ont droit.
Qu'est-ce que votre politique de vacances peut-être.
Pour toute information concernant la couverture d'assurance-maladie pour vos employés, allez à HealthCare.gov ou parler à vos conseillers professionnels.
Quelle est la politique de congés de maladie à offrir. Voulez-vous payer vos employés lorsqu'ils sont malades ou seront, cette fois-ci, être considérés comme des congés non payés? Assurez-vous de se référer à la Fair Labor Standards Act lors de cette détermination. Il existe différentes exigences pour les employés salariés horaire vs.

Commencez par votre comptable et un avocat.
Votre expérience dans votre domaine vous aidera à déterminer votre politique. Ce qui a travaillé pour des entreprises similaires dans le passé est très probablement une bonne façon d'envisager d'aller avec votre propre entreprise afin d'être compétitifs avec d'autres entreprises dans votre secteur d'activité.
Des organisations telles que peuvent être utiles POINTAGE pour déterminer les politiques et procédures.

Troisième étape: faire votre propre comptabilité!

Jusqu'à présent, vous avez consulté un expert-comptable et ont été à l'école pour apprendre la comptabilité de base. La prochaine étape se savoir comment fonctionne la comptabilité et de flux de trésorerie est de faire votre propre comptabilité dans votre mode de démarrage. Ce qui est inestimable parce que vous la tenue de livres et de comprendre les dossiers qui sont impliqués, vous êtes dans une meilleure position pour amener les employés et les former que l'entreprise grandit. Vous pouvez consacrer votre temps à plus d'un niveau de gestionnaire. Si vous avez un conjoint consentant ou un ami de confiance, ils peuvent être une aide précieuse dans la comptabilité. Si vous faites votre propre comptabilité, il est très important que vous choisissez le bon logiciel. Un bon programme qui est facile à utiliser peut aider à rendre votre vie beaucoup plus facile.

Faire des entrées dans un programme de logiciel ne nécessite pas de formation comptable, mais il est important que vous, le propriétaire d'une entreprise, d'avoir une compréhension complète de la comptabilité à double entrée.

Il y a un aspect de la comptabilité que vous pourriez envisager de déléguer la paie et les rapports de paie, qui peuvent être traitées par les fournisseurs de services de paie à un faible coût.

Si vous êtes dans un partenariat, il est particulièrement important que vous avez connaissance de la comptabilité ainsi que ce qui se passe dans les autres secteurs de l'entreprise. Rappelez-vous que dans un partenariat, tous les partenaires ont le pouvoir d'engager au partenariat. Si un partenaire responsable de la comptabilité ne fait pas un bon travail, il peut affecter tous les partenaires.

Les principaux états financiers et logiciels

L'ordre général d'un bilan est d'aller du plus liquide au moins liquide. En d'autres termes, sous la rubrique « actifs » que vous voyez la rubrique « actifs courants » et le premier élément est l'argent parce que l'argent est le plus liquide de vos actifs. Après l'argent sont des créances, ce qui représente l'argent qui vous sont dues par les clients. Lorsque vous recevez l'argent, la créance se transforme en espèces. Dans les actifs, les « inventaires ». Étant donné que l'inventaire est moins liquide que les espèces ou créances, cela tombe en dessous d'eux sur votre bilan. Après les actifs actuels sont la propriété et de l'équipement qui sont généralement comptabilisés au coût.

Vous remarquerez également « dépréciation » sur un bilan établi par un comptable. L'amortissement est une dépense hors caisse et rien de plus ou moins d'une tentative d'enregistrement que ces actifs diminuent en valeur au fil du temps. IRS Publication 946 « Comment la propriété déprécier » contient des informations qui vous donnera une meilleure compréhension de l'amortissement.

L'une des raisons de cette déclaration financière particulière est appelée un « bilan » est que l'actif équivaut toujours au passif et les capitaux propres. Ceci est appelé comptabilité à double entrée et est le type utilisé dans pratiquement toutes les entreprises. La raison pour laquelle la comptabilité à double entrée est la norme d'or comptable est qu'il sert de chèque pour vous assurer une transaction a été enregistrée. Par exemple, disons que la première chose que vous achetez est un bureau. Vous avez un bien d'équipement de bureau. Si vous avez payé l'argent, vous ne devez pas de passif votre intérêt pour ce bureau est appelé l'équité (de l'autre côté du grand livre).

En outre, dans les passifs courants est la dette qui est exigible dans un an. Ainsi, les 12 mois actuels des paiements pour l'équipement seraient présentés à titre de passif courant. Par la suite, nous avons la dette à long terme, qui sont des éléments qui sont dus après l'année en cours.

À la suite de passif total est la section intitulée « l'équité du propriétaire », qui est l'intérêt du propriétaire dans l'entreprise. Si nous prenons tous les actifs de l'entreprise, 37000 $, et soustrayons le passif total, 18 000 $, il y a une différence de 19000 $. De ce montant 19000 $, 13 000 $ sont des revenus antérieurs et 6 000 $ est du revenu gagné au cours de la période comptable actuelle, ce qui équilibre 37000 $ pour les actifs et les passifs et les capitaux propres.

Lorsque les banquiers regardent un état financier, ils sont intéressés à divers ratios financiers. Les ratios indiquent la solidité financière d'une entreprise et comment l'entreprise peut gérer rembourser des prêts. Par exemple, le ratio actuel est actif à court terme divisé par le passif courant. Si vos actifs courants sont inférieurs à vos dettes à court terme, un drapeau rouge se lève, car il indiquerait un risque d'insolvabilité au cours de la présente année. Diverses industries ont différents niveaux de ratios. Vous pouvez suivre vos rapports avec les autres dans votre secteur pour voir comment votre entreprise se compare. Votre banquier sera probablement plus intéressé par l'équité de votre propriétaire.

Le compte de résultat (également appelé la déclaration de « profits et pertes »), à la différence du bilan, couvre une période de temps, généralement tous les mois ou tous les trimestres. Habituellement, les chiffres année à ce jour sont également présentés pour montrer comment l'entreprise est en train de faire au cours de l'exercice en cours. Dans l'exemple montré ici, l'état financier couvre une période de six mois et montre l'activité pour le mois en cours, ainsi que le total de l'année à jour des cinq mois précédents, plus le mois en cours, pour un total de six mois.

Le compte de résultat et le bilan lient ensemble. Regarder en arrière sur le bilan et vous verrez des bénéfices de 6 000 $. Le compte de résultat montre ce même 6 000 $, ce qui est le bénéfice pour les six derniers mois.

Votre déclaration de revenus divulguera des informations précieuses. Vous verrez une section pour les ventes, ainsi que la répartition de toutes vos dépenses, menant au bénéfice net pour la période. Plus votre état financier est, plus grande sera sa valeur. Si vous voyez une mauvaise tendance, vous pouvez prendre des mesures à la fois.

Les programmes informatiques peuvent produire des états financiers avec une combinaison de touches, ce qui est la raison pour laquelle vous avez besoin d'acquérir les compétences informatiques et des logiciels qui sont appropriés pour votre entreprise.

Tout comme carburéacteur maintient en altitude un avion, les carburants de trésorerie entreprises. Un pilote est très prudent de prévoir avec précision les besoins en carburant. Vous devez placer la même importance sur le contrôle des flux de trésorerie parce que si à tout moment dans l'avenir, vous manquez de carburant, comme le pilote, vous avez un gros problème.

le contrôle des flux de trésorerie est un moyen simple de projeter vos besoins futurs en argent. Il est un compte de résultat couvrant les périodes à venir, qui a été modifié pour montrer que les espèces: les rentrées et sorties d'argent et ce que votre solde en argent à la fin des périodes de temps désignées. Ceci est un excellent outil, car vous pouvez prédire vos besoins futurs en argent avant que les besoins se font sentir.

Dans le contrôle des flux de trésorerie, pour chacun d'un certain nombre d'intervalles de temps, vous faites des estimations prudentes pour vos futures sources d'argent (IN) et les dépenses futures (OUT). Utilisez des montants conservateurs pour utiliser des éléments et des estimations élevées pour les éléments OUT. Pour la période initiale, disons un mois, vous commencez avec l'argent que vous avez maintenant. Pour cela, vous ajoutez des éléments et soustrayez les OUT, ce qui entraîne l'argent à la fin du mois. L'argent à la fin du mois devient l'argent de départ pour le mois prochain.

La feuille de contrôle des flux de trésorerie ci-joint montre que la fin de trésorerie pour cette première période devient l'argent de départ pour la deuxième période. Les espèces à la fin de la deuxième période devient l'argent de départ pour la troisième période, et ainsi de suite. Votre projection doit être faite pour une période de 12 mois à venir. La projection sera un outil utile pour vous de négocier un financement avant qu'il est nécessaire en montrant votre banquier que vous êtes assez sophistiqués pour prévoir de trésorerie futurs afin de préserver la liquidité.

Vous pouvez utiliser ce format simple flux de trésorerie pour faire votre propre projection de flux de trésorerie pour l'entreprise que vous avez à l'esprit. Il est si simple, mais peut être si précieux!

Comptabilité et trésorerie Puch List

Prendre des dispositions pour le financement bien avant la nécessité se fait sentir.

Top Ten et Don'ts

Apprendre la comptabilité de base avant d'aller dans les affaires. Allez à l'école si nécessaire.
Consultez et de conserver un comptable familier avec votre secteur d'activité avant de commencer.
Déterminer quel logiciel comptable qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
Au début, faites votre propre comptabilité pour acquérir des connaissances de votre comptabilité.
Mettre en place la politique de l'inventaire et des contrôles internes, y compris des garanties contre la malhonnêteté.
Réconcilier votre compte bancaire au moins une fois par mois lorsque votre relevé bancaire est reçu.
Maintenir et mettre à jour votre feuille de calcul de contrôle de flux de trésorerie mensuel.
Prévoyez de sous-traiter votre paie et les rapports de paie à un fournisseur de services de paie.
Préparer les états financiers, au moins, par mois.
Gardez vos dossiers d'entreprise distinct de vos dossiers personnels.

Déléguer l'autorité de signer des chèques à tout le monde.
Utiliser l'argent retenu pour les impôts sur les salaires ou les taxes de vente à d'autres fins.
COMMINGLE biens personnels avec vos actifs d'entreprise.
Déléguer projections de flux de trésorerie - votre bouée de sauvetage à la liquidité.
Soyez optimiste dans les prévisions de ventes ou conservateur dans les projections de dépenses.
Fiez-vous à des accords verbaux sur toute question importante, y compris les achats.
Payer une facture sans correspondant à votre commande.
Déléguer votre relation avec vos sources de prêt.
Attendez d'établir des sources de crédit jusqu'à ce que vous avez besoin de financement.
Overlook demander conseil à votre comptable et avocat questions financières importantes.

Plan d'affaires pour la Session 11: Comptabilité et trésorerie

Vous pouvez maintenant continuer à monter votre plan d'affaires. Nous avons fourni des modèles Microsoft Word pour cette section ci-dessous:

Le modèle complet pour toutes les sessions peuvent être téléchargées en un seul document:

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