Planification efficace - Formation Gestion du temps De
Faites-vous le meilleur usage de votre temps?
C'est la fin d'une autre journée de travail et, même si vous êtes entré dans le bureau au début et à gauche en retard, vous ne vous sentez pas comme si vous avez accompli quelque chose importante.
Il est trop facile pour que cela se produise. Face à des réunions interminables, des interruptions fréquentes et urgentes tâches de dernière minute, vous pouvez facilement être occupé toute la journée sans faire aucun progrès sur les projets et les objectifs prioritaires de haut.
Voilà pourquoi il est si important de savoir comment planifier votre temps correctement. Dans cet article, nous allons examiner les mesures que vous pouvez prendre pour ce faire, ce qui rend le temps pour le travail qui compte vraiment, tout en laissant du temps pour le développement personnel, la famille et les amis.
L'importance de la planification
La planification est l'art de planifier vos activités afin que vous puissiez atteindre vos objectifs et priorités dans le temps dont vous disposez. Quand il est fait efficacement, il vous aide à:
- Comprendre ce que vous pouvez raisonnablement atteindre avec votre temps.
- Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour les tâches essentielles.
- Ajouter le temps d'urgence pour « l'inattendu. »
- Évitez de prendre plus que vous pouvez manipuler.
- Travailler de façon constante vers vos objectifs personnels et professionnels.
- Avoir assez de temps pour la famille et les amis, l'exercice et passe-temps.
- Un bon équilibre travail-vie.
Le temps est la seule ressource que nous ne pouvons pas acheter, mais nous gaspillons souvent ou utiliser inefficacement. La programmation vous aide à penser à ce que vous voulez atteindre en un jour, semaine ou mois, et il vous permet de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Comment planifier votre temps
Définir un temps régulier pour faire votre planification - au début de chaque semaine ou mois, par exemple.
Il y a un certain nombre d'outils différents à choisir. Un moyen simple et facile de garder un horaire est d'utiliser un stylo et du papier, l'organisation de votre temps à l'aide d'un planificateur hebdomadaire. (Cliquez ici pour un modèle de planificateur téléchargeable gratuitement pour commencer.)
Vous pouvez également utiliser des applications et des logiciels tels que Google Calendar®, MS Outlook® et calendrier d'affaires. Choisissez un outil de planification qui convient à votre situation, la structure actuelle de votre travail, votre goût personnel et votre budget.
La chose la plus importante lors du choix de votre planificateur est qu'il vous permet de saisir facilement les données, et vous permet de visualiser une durée appropriée de temps (jour / semaine / mois) au niveau de détail que vous avez besoin.
Étape 1: Identifier temps disponible
Commencez par établir le temps que vous souhaitez mettre à la disposition pour votre travail.
Combien de temps vous passez au travail devrait refléter la conception de votre travail et vos objectifs personnels dans la vie.
Étape 2: Calendrier Actions Essentielles
Ensuite, bloc dans les actions que vous devez absolument prendre pour faire un bon travail. Ceux-ci seront souvent les choses que vous êtes évalués en fonction.
Par exemple, si vous gérez les gens, assurez-vous que vous avez suffisamment de temps pour régler des problèmes personnels, le coaching, et les besoins de supervision des membres de l'équipe. En outre, laisser le temps de communiquer avec votre patron et les clés autour de vous.
Étape 3: Horaire Activités de haute priorité
Donnez votre avis sur votre liste de tâches. et le calendrier à haute priorité et les activités d'urgence, ainsi que les tâches de maintenance essentielles qui ne peuvent pas être déléguées ou éludés.
Essayez d'organiser ces derniers pour les moments de la journée où vous êtes le plus productif - par exemple, certaines personnes sont, tandis que d'autres se concentrent plus efficacement à leur plus énergique et efficace le matin dans l'après-midi ou le soir. (Notre article « Est-ce une? Tâche du matin » peut vous aider à identifier vos meilleurs moments de la journée.)
Étape 4: Calendrier Temps d'urgence
Ensuite, programmer un peu de temps supplémentaire pour faire face aux imprévus et aux urgences. L'expérience vous dire combien de permettre - en général, le votre travail plus imprévisible, plus le temps d'urgence, vous aurez besoin. (Si vous ne planifiez pas cette fois-ci, les urgences vont encore se produire et vous finirez par travailler tard.)
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Des interruptions fréquentes peuvent manger dans votre temps. Apprendre à les gérer peut réduire la quantité de temps d'urgence, vous devez mettre de côté. Certaines interruptions seront difficiles à prédire, mais en laissant un espace ouvert dans votre emploi du temps vous donne la flexibilité dont vous avez besoin pour réorganiser les tâches et répondre à des questions importantes qui se présentent.
Étape 5: Calendrier discrétionnaire temps
L'espace que vous avez laissé dans votre planificateur est « temps libre »: le temps disponible pour livrer vos priorités et à atteindre vos objectifs. Passez en revue votre priorité To-Do List et objectifs personnels. évaluer le temps dont vous avez besoin pour les atteindre, et les programmer dans.
Étape 6: Analyser vos activités
L'une des façons les plus importantes que vous pouvez construire le succès est en maximisant l'effet de levier que vous pouvez réaliser avec votre temps. Augmenter la quantité de travail que vous pouvez compléter en déléguant à d'autres personnes, l'externalisation des tâches clés, ou en utilisant la technologie pour automatiser autant de votre travail possible. Cela vous libérer pour atteindre vos objectifs.
Points clés
La planification est le processus par lequel vous planifiez la façon dont vous allez utiliser votre temps. Faire bien peut maximiser votre efficacité et de réduire votre niveau de stress.
Suivez ce processus en six étapes pour préparer votre emploi du temps:
- Identifier le temps dont vous disposez.
- Bloquer les tâches essentielles que vous devez effectuer pour réussir dans votre travail.
- Planifier les tâches urgentes prioritaires et des activités « entretien ménager » vitaux.
- Bloc en temps d'urgence approprié pour gérer les événements imprévisibles et les interruptions.
- Planifier les activités qui répondent à vos priorités et objectifs personnels dans le temps qui reste.
- Analysez vos activités pour identifier les tâches qui peuvent être déléguées, sous-traitée ou couper complètement.
Il est important que votre programme prend le temps pour atteindre vos objectifs professionnels et personnels. Si vous avez peu ou pas de temps restant discrétionnaire lorsque vous atteignez cinq étapes, revoir vos tâches pour voir si vous pouvez les faire différemment - sinon, votre équilibre travail-vie souffrira.