Comment faire pour effectuer l'analyse des lacunes et créer des documents Gap ~ Analyse d'affaires Professionnel
L'analyse des lacunes est la technique d'identifier la zone d'amélioration dans tout processus allant de Business à la technologie. Les domaines d'amélioration ne signifie pas nécessairement une nouvelle amélioration, il est soit de trouver un écart entre ce qui est attendu et ce qui est vraiment fait. Analyse de l'écart n'est pas un outil pour l'informatique ou l'ingénierie, mais il peut également être utilisé pour mettre en œuvre des processus d'affaires ou des stratégies qui sont implicites à améliorer bientôt.
Analyse de l'écart ne doit pas avoir un modèle spécifique ou un modèle standard mais, tout artefact qui reflète les différences entre ce qui est maintenant et ce qu'il devrait vraiment être d'une manière organisée. Cette technique d'analyse des écarts est utilisé par presque toutes les entreprises sans savoir ce que cette approche est vraiment appelé. La beauté de l'analyse stratégique Gap est qu'il ne soit pas un certificat ou d'un membre ou un document de conformité est plutôt une stratégie de traçabilité pour améliorer le processus avec un système de contrôle parfait.
Maintenant, nous comprenons maintenant ce qui est l'analyse des lacunes, ce qui reste à comprendre est vraiment où cette analyse entre en jeu lors de l'analyse d'affaires. Eh bien, il n'y a pas de temps distincte quand cela devrait être fait, mais la bonne chose est que nous pouvons travailler sur l'analyse des lacunes dès que nous avons deux choses à comparer contre. La première chose est l'état actuel et la prochaine chose est l'état futur ou attendu de l'amélioration. Prenez une situation où un travail d'analyste d'affaires en tant BA d'entreprise et il travaille sur un plan de projet. Maintenant, comme le plan de projet est étendu dans le document d'exigence de haut niveau, alors ce moment idéal lorsque vous aurez à la fois l'état actuel et l'état futur. Une entreprise BA compare ensuite ce plan de projet avec les exigences de niveau supérieur, ce qui est aussi appelé l'analyse des lacunes et essayer de savoir quelles sont les lacunes que BA Manqués pour inclure dans les exigences. Ceci est une chance pour tous les analystes d'affaires pour protéger leur responsabilité et ils se; tout ce dont ils ont besoin de faire est de créer GAP documents de manière proactive. Sans compter que 75% des projets échouent en raison des exigences ou manquantes. Personne ne peut vraiment prendre cette responsabilité d'induire en erreur tout projet.
En bref, l'analyse Gap est un processus analytique et stratégique pour identifier les détails manquants ou des lacunes dans un document ou d'un processus lorsque nous avons à la fois l'état actuel et futur identifié. Il ne doit pas être seulement les documents de projet pour l'analyse des lacunes, ni seulement à faire par Business Analyst. Toute personne qui veut surveiller de manière proactive et d'améliorer le processus / système / politiques ou même les stratégies d'entreprise et les cultures peuvent utiliser cette technique ultime pour vous garder en bonne voie.
Manière efficace de réaliser des analyses Gap:
Avec l'avancement de la technologie, en particulier grâce à la technologie de l'information, les entreprises commencent maintenant à la recherche en dehors de leur bibliothèque de connaissances traditionnelles confinée pour les meilleures pratiques et outils de travail pour améliorer la qualité du produit et la culture. L'analyse des lacunes est un outil pour les gestionnaires et les chefs d'entreprise qui veulent rester au sommet du succès. Si une analyse des écarts se fait qu'une seule fois alors il est très facile de surveiller les nouvelles modifications ou des améliorations. L'analyse des lacunes est un document en cours et il est jamais considéré comme un document complet jusqu'à ce que l'ensemble du projet est terminé ou mis fin.
Créons un document de base Gap mais efficace pour notre analyse des lacunes. Nous allons tenter d'identifier l'écart entre État actuel et futur (en supposant que les états actuels et futurs sont tous deux connus pour nous). Ouvrez un fichier Excel et commencer à créer des colonnes comme étapes ci-dessous:
1. Identifier l'état actuel ou tel quel processus / état: Nommez la première colonne comme « état actuel « et commencer la liste de toutes les fonctionnalités de l'état actuel ou processus ou quoi que ce soit que vous souhaitez effectuer une analyse des lacunes sur.
2. Identifier l'état futur ou à-être processus / État: Nom de la deuxième colonne comme « l'état futur » et commencer la liste des états futurs correspondant aux Etats actuels. S'il n'y a pas d'état futur mentionner alors « N / A » dans la ligne correspondante. En matière de soins, nous ne savons pas le nom du futur sate ou simplement l'état futur nous est inconnu alors la mention « Inconnu ».
Note- Prenons un exemple que je crée une exigence de documents d'affaires et je veux vous assurer que j'ai énuméré toutes les exigences. La meilleure façon d'identifier l'exigence manquante est en effectuant une analyse des lacunes rapide, mais comment? Maintenant, après avoir terminé deux étapes précédentes, vous pouvez créer une troisième colonne comme « Identifié comme exigence ». Si vous avez identifié que l'amélioration de la fonctionnalité comme condition de mentionner alors « OUI » dans la ligne correspondante si pas alors dire « NON » et ce « NON » est le problème maintenant. Il est un GAP pour cette situation.
3. Gap Exists? La troisième colonne peut être nommé comme « Gap Exists? » Quand l'état actuel et futur Etat ne correspond pas tout à fait en place puis Gap exists = « Oui ». Dans notre exemple, lorsque l'état futur est inconnu ou N / A pour nous, alors cela signifie qu'il ya un écart.
5. Cinquième-colonnes « Résolution Gap »: la colonne 5 e. 6 e et 7 e sont dédiés à la résolution Gap. Comme nous l'avons déjà constaté des lacunes, maintenant, nous devons les résoudre. Dans cette colonne, mentionner le détail comment l'écart a été résolu. Fournir toutes les informations que possible.
6. Colonne Six- « Gap résolu par »: Il est toujours bon de mentionner la source dans les documents. Ici, dans cette colonne le nom de la personne ou de la source qui a résolu l'écart.
7. Colonne septennal « Gap résolu Date »: mentionner la date à laquelle l'écart a été résolu.
Il colonnes ne sont pas les normes. Vous pouvez l'utiliser de quelque façon que vous voulez, il n'y a aucune norme ou des colonnes d'analyse des écarts. Ces colonnes sont utilisées ici, car ils sont les meilleurs champs que je pourrais trouver de comparer l'état actuel et futur, une illustration simple. Vous pouvez ajouter d'autres colonnes comme: dépendances, risques, des priorités et ainsi un au besoin par votre situation.
Diagramme de flux d'analyse de base Gap (indiqué ci-dessus) devrait ressembler comme image ci-dessous:
Quelques conseils rapides sur l'analyse des lacunes:
1. codage couleur: Utiliser la couleur « rouge » comme l'écart exists = » Oui » et vert pour « Non ». Il sera plus facile à lire, à comprendre ou de démontrer à une autre personne.
2. Utiliser le fichier Excel - Il ne se limite pas à un fichier Excel, mais exceller est un outil très efficace pour créer des tables et la comparaison de chaque cellule.
3. Utilisez un onglet comme « version / Historique »: Lorsque vous avez terminé la première analyse des écarts donnent une version 1.0 et pour la prochaine version analyse comme 1.1 ou 2.0. Fournir date et la description de chaque version.
4. Utilisez un onglet « Documents de référence »: Fournir des liens ou des pièces jointes dans cet onglet avec la description de tous les documents ou les sources qui ont été utilisés pour créer ce document gap.
Analyse de l'écart est un outil général pour surveiller la fonctionnalité de niveau supérieur, en particulier utilisés par les entreprises de l'équipe; Cependant, il a quelques limitations. Une limitation connue de mentionner ici est qu'il est presque impossible de suivre un projet qui a des milliers de petites améliorations et aussi lorsque ces améliorations sont réparties en plusieurs phases. En d'autres termes, on ne peut utiliser une analyse des lacunes dans le niveau supérieur ou petite partie d'un vaste projet. La plupart du temps, analyse des écarts se fait d'une manière différente et nommé différemment quand il doit traiter avec des détails au niveau du système. La plupart du temps, nous l'appelons Matrice de traçabilité ou de documents cartographiques. Ces documents utilisent des concepts de l'analyse des lacunes, mais ils ne sont pas considérés comme des documents issus de Gap authentiques. Ils sont Docs au niveau du système ou documents de référence pour les spécifications du système. Je veillerai à publier un autre blog sur Matrice de traçabilité et les documents de cartographie.