Directives pour la préparation d'un plan de travail; Un outil clé pour la gestion participative
par Phil Bartle. Doctorat
Dédié à Gert Lüdeking
Référence technique
Voici les recommandations et les principes directeurs pour la rédaction de plans de travail de six mois ou d'un an. Ce document est écrit dans le cadre de la gestion participative. Vous avez besoin de mettre en place un environnement où le personnel et les gestionnaires peuvent travailler ensemble pour produire le plan de travail.
Le meilleur moment pour la préparation d'un plan de travail est dans quelques jours après un examen. Pour un plan de travail annuel (AWP), cela signifie quelques jours après l'examen annuel (AR). Plus important encore, le plan doit être imprimé et distribué parmi tous les participants à quelques jours d'être fait. La transparence est essentielle à la gestion participative.
Comme dans toute planification, que ce soit un processus de groupe ou non, vous devriez (1) penser à l'envers, en commençant par où vous voulez être à la fin de la période, et de générer les étapes nécessaires pour y arriver d'où vous êtes maintenant, et (2) examiner les quatre questions clés de la gestion et de l'utiliser comme un squelette pour vos discussions et de la pensée.
Un plan de travail est un outil de planification au cours d'une période déterminée (6 ou 12 mois) qui identifie les problèmes à résoudre, et les moyens de les résoudre. Il est un outil de gestion standard. Lorsque le personnel participent à la gestion, ils ont besoin d'apprendre ce qu'il est. Dans la mise en place d'un environnement pour le personnel de participer à faire un plan, vous avez également mis en place un processus d'apprentissage.
Cette introduction comprend deux parties:- Qui peut utiliser ce document; et
- Quels plans de travail ne sont pas.
1.1: Qui peut utiliser ce document:
Cet ensemble de directives vise les coordonnateurs et les gestionnaires de travailler avec leur personnel ou les clients. Cependant, l'écriture des plans de travail ne sont pas spécifiquement unique, et les conseils contenus dans ce document est utile pour tous les planificateurs, les gestionnaires et les implémenteurs, des ministères, des ONG et des organisations du secteur privé.
Si vous impliquez le personnel dans la production ou la conception d'un plan, alors ce document peut leur être donnée pour les aider à apprendre des choses nécessaires pour rendre la gestion d'un processus participatif. Le plan est le guide pour l'organisation, et quand le personnel participent à la préparation, ils sont plus susceptibles de « posséder » et de l'utiliser lors de la mise en œuvre.
1.2: Quel travail plans ne sont pas:
Dès le début, il est important de se débarrasser de deux hypothèses sur les plans de travail: (a) un plan de travail ne se compose que d'un budget, et (b) qu'un plan de travail ne se compose que d'un programme. De nombreux gestionnaires sont déçus quand sont rejetés leurs plans de travail quand ils ont fait ces hypothèses erronées.
De nombreux organismes de financement et de nombreux organismes d'exécution ont besoin d'un plan de travail pour justifier le déblocage des fonds pour la période en question. À cause de cela, de nombreux gestionnaires supposent à tort que le budget est l'élément central (ou seulement) du plan de travail. Loin de là. Le budget est nécessaire, ou bien sûr, mais tous les éléments du budget doit être justifié. Cette justification est le texte du plan de travail lui-même (alors que le budget est mieux inclus en annexe au plan de travail) qui fait l'objet du présent document.
Une fois que ces deux hypothèses incorrectes sont mis au rebut, il est alors possible de continuer et de préparer un véritable plan de travail. Voici quelques conseils pour le faire.
2. Qu'est-ce qu'un plan de travail?
2.1: Pourquoi préparer un plan de travail?
Les objectifs d'un plan de travail sont plusieurs. L'objectif principal, cependant, est souvent oubliée; il est un instrument de planification et de gestion (outil) qui fournit un cadre pour la planification du travail, et est un guide au cours de la période considérée pour la réalisation de ce travail. Il est également utilisé par les organismes de financement et les agences d'exécution comme un document pour justifier la libération de l'argent (ce qui est la raison pour laquelle le premier but peut facilement oublier, certains gestionnaires voient comme un inconvénient nécessaire, plutôt que d'un outil utile pour leur propre travail ). Il est également un document utile qui contribue à la transparence, en tant que copies du plan de travail peuvent être donnés à ces personnes ou organisations qui ont un besoin ou un droit de savoir ce que vous faites, et pourquoi, au cours de la période en cours.
n une certaine façon un plan de travail est très similaire à une proposition. La différence est qu'un plan de travail est basé sur un projet déjà approuvé, et identifie un segment de temps spécifique dans ce projet ou programme. Il identifie (comme objectifs) les problèmes à résoudre, les rend finis, précis et vérifiables comme objectifs, indique les ressources nécessaires et les contraintes à surmonter, les contours d'une stratégie, et identifie les mesures à prendre pour atteindre les objectifs et compléter les sorties. Une proposition fait la même chose, mais pour toute la période de temps du projet, et il est écrit avant l'approbation du projet pour justifier l'approbation.
Afin d'obtenir les ressources, y compris le financement indiqué dans le budget, le plan de travail sert de justification pour le déblocage des fonds. Une fois approuvé, le plan de travail sert de guide aux actions à prendre pour atteindre les objectifs, écrit de manière à être transparente à tout le monde, à l'intérieur ou à l'extérieur du groupe mise en œuvre, pour décrire les objectifs et les résultats, et justifier les actions à prendre.
Un plan de travail sert donc les besoins des implementors, des groupes cibles (bénéficiaires), les gestionnaires, les planificateurs, les comités et les conseils et les bailleurs de fonds, non seulement des projets, mais aussi des programmes et des organisations qui travaillent indépendamment des documents de projet.
2.2: Qu'est-ce qu'un argument?
Un plan de travail est un argument. (1) L'argument est un ordre logique des états liés, où chacun est logiquement dérivée de son précédente. La liste des chapitres décrits ci-dessous est une liste des types de déclarations liées qui, ensemble, constituent l'argument entier.
Note (1): Ne confondez pas ce sens du mot « argument » ici avec l'idée d'une querelle. Dans la logique, un argument est une série de déclarations connexes ou liées qui, ensemble, parvenir à une conclusion logique.
Pour l'argument simple et facile à lire et à comprendre que l'argument est mis dans le texte du plan de travail, et tous les détails qui l'accompagnent sont joints en annexe à la fin du document.
Le plan de travail, comme argument, peut être décrit comme suit: (a) il y a un problème, ou des problèmes (sélectionné pour des raisons logiques); (B) ils appellent une solution; (C) la solution est le plan de travail qui comprend une liste des objectifs, des objectifs et des actions qui font partie d'une stratégie; (D) la stratégie est basée sur ce que ces problèmes doivent être résolus et quelles ressources sont disponibles à convertir en résolution des problèmes et quels obstacles doivent être surmontés. Les buts et objectifs (quand accompli) sont la sortie du projet, alors que les ressources (lorsqu'elles sont utilisées) sont les entrées du projet, et l'objectif de la stratégie est de convertir les entrées en sorties.
2.3: Combien de temps un temps au cas où un plan de travail de couverture?
3: La structure et le contenu d'un plan de travail:
3.2: Introduction et contexte:
L'introduction devrait présenter le plan de travail. Cela semble si évident lorsqu'il est écrit comme cela, mais beaucoup de planificateurs et les gestionnaires se transporta avec longues introductions, historiques et analytiques qui dissuadent ou forées les lecteurs avant qu'ils arrivent à la partie de la planification effective du plan de travail. Ne pas répéter ou copier du texte bien de la DocPro ou d'une proposition; limiter votre texte ici à la matière ne concerne que la période couverte par le plan de travail.
L'arrière-plan commence un argument logique qui conduit à la sélection des objectifs (résultats) qui sont prévus pour être atteint ou atteint au cours de la période de planification. Cette section comprend les problèmes et les questions pertinentes qui devraient être abordés au cours de la période couverte par le plan de travail. L'arrière-plan ne doit pas être une longue analyse ou l'histoire; fournir uniquement les questions qui justifient le choix des objectifs pour la période en question.
Vous ne devez pas copier ou répéter les informations de base du document de base (par exemple document de projet, document de programme, proposition ou document d'orientation); cette information a été utile pour justifier l'ensemble du projet ou d'un programme, mais pas pour le segment de temps spécifique de votre plan de travail. Dans la section d'arrière-plan de votre plan de travail, vous devez inclure des informations uniquement ou références qui se réfèrent spécifiquement à ces produits et les objectifs que vous souhaitez atteindre au cours de la période couverte par le plan de travail.
3.3: Buts et objectifs:
Dans d'autres directives CMP (2), il a été souligné que les objectifs, les objectifs et les résultats sont des choses différentes mais liées. Un but est large et générale, la résolution du problème qui a été identifié. Un objectif ne peut jamais être atteint ou vérifié que parce qu'il est atteint pas spécifique, fini, béton ou vérifiables. Un objectif peut pointer vers un objectif, au contraire, parce qu'un est fini, l'objectif est plus spécifique, a une date d'achèvement, et peut être vérifiée. Les objectifs sont dérivés ou générés à partir des objectifs.
Note (2): Regardez notre document intitulé « Directives de conception du projet », où la relation et la distinction entre les buts et les objectifs sont expliqués plus en détail.
Le plan de travail devrait avoir une progression logique de l'introduction et le contexte des buts et objectifs. Lorsque l'arrière-plan explique la sélection des problèmes à résoudre, les objectifs définissent les solutions à ces problèmes, alors que les objectifs sont dérivations plus précis, finis et vérifiables des objectifs.
Les objectifs de votre plan de travail, comme des solutions aux problèmes soulevés dans votre section d'arrière-plan, doivent être indiqués ici, puis utilisé pour générer les objectifs spécifiques.
Ne comprend pas nécessairement tous les objectifs énumérés dans le document de projet ou équivalent. Choisissez uniquement les objectifs qui sont appropriés pour la période couverte par le plan de travail, et justifié dans la section arrière-plan (identification des problèmes) décrits ci-dessus.
Les objectifs sélectionnées du plan de travail (ou sorties, si elles sont plus spécifiques que les objectifs à partir desquels ils sont dérivés) sont les éléments centraux du plan de travail. Ils fournissent les justifications pour les mesures à prendre et les coûts encourus. Ils sont au cœur du plan de travail. Ils indiquent où vous voulez arriver à la fin de la période couverte par le plan de travail.
3.4: Ressources et contraintes:
La section Contraintes doit identifier toutes les restrictions ou les obstacles qui doivent être surmontés pour atteindre les objectifs. Inclure aussi une brève description de la façon dont vous prévoyez de les surmonter.
La section des ressources doit indiquer les entrées (potentiels) peuvent être identifiées qui contribueront à atteindre les objectifs identifiés et sélectionnés. Ne vous attardez pas trop sur les ressources financières, mais plutôt le lecteur à l'annexe qui contient le budget. Inclure des ressources qui ne sont pas nécessairement argent liquide à ce moment; y compris le personnel et autres membres du personnel (par exemple, les bénévoles), les partenaires (organisations et individus), les consultants, la terre, le capital, les fournitures, l'équipement, les autres stocks qui peuvent être utilisés, vendus ou échangés, et quoi que ce soit tout ce qui est disponible pour être mobilisées et utilisées pour atteindre les objectifs identifiés.
3.5: Stratégie et actions:
La section Stratégie de votre plan de travail devrait indiquer comment vous avez l'intention de convertir vos ressources, surmonter les contraintes, l'utilisation de ces intrants identifiés (ressources) pour atteindre les objectifs ou atteindre les résultats spécifiés dans le chapitre précédent.
Que l'action soit clairement dérivé de la stratégie, qui identifie la façon dont les entrées doivent être converties en sorties. Chaque action figurant dans la présente section devrait être liée à l'une des sorties (objectifs, buts), et il devrait être clair comment l'action décrite contribuera à atteindre son objectif respectif.
3.6: Annexes, y compris le budget et l'annexe:
Le texte de votre plan de travail comprend les chapitres décrits aux points 3.1 à 3.5 ci-dessus. Le but des annexes, maintenant, est de compléter ce texte, à savoir fournir des détails qui prennent en charge l'argument dans le texte. Les budgets et les horaires sont parmi ces détails.
Le budget du plan de travail doit être placé dans une annexe, et non dans le texte principal du plan de travail. Important comme il est, il ne fait pas partie de l'argument du plan de travail, mais une liste de détails qui prend en charge l'argument. Il peut être la première annexe.
L'annexe du plan de travail est facultative. Certains coordonnateurs estiment qu'ils doivent planifier pour chaque jour de la période. Ce qui est recommandé ici est que les dates d'achèvement pour chacun des objectifs fixés (ou sorties) sont énumérées dans l'ordre, et qu'un délai raisonnable soit attribué à chacun d'eux; par exemple, une sortie peut être effectuée un jour entre deux dates indiquées, disons, une semaine d'intervalle. Ceci est plus souple et raisonnable. Dates des mesures à prendre sont donc en option.
S'il y a d'autres détails, comme les listes, qui sont mentionnées dans le texte (l'argument du plan de travail), ils peuvent être inclus en annexe, où ils ne seront pas encombrer ou obstruer l'argument. Ceux-ci sont en option.
Le texte doit se référer à chaque annexe, le cas échéant. Aucune annexe devrait être inclus à moins qu'il soit mentionné dans le texte. Les annexes fournissent donc les détails nécessaires, mais sont mis à la fin du plan de travail où ils ne gênent pas le lecteur de voir la continuité de l'argumentation, et comment chacun des chapitres de lien décrits ci-dessus, un à l'autre.
4: Le flux global du plan de travail:
Notez l'inclusion des appendices dans la structure et les grandes lignes du plan de travail. Ce sont des éléments essentiels de l'ensemble du plan de travail, en particulier le budget, mais ils sont mis en annexes à la fin du plan de travail pour un objectif important.
Le texte du plan de travail est composé de plusieurs chapitres (l'introduction, le contexte, les objectifs, les résultats objectifs, les ressources, les contraintes, la stratégie, les actions). Ensemble, ces comprennent un seul argument, et chaque chapitre est lié à chacun des autres.
- Le contexte identifie le problème (s); puis
- Le but définit solution (s); puis
- Les objectifs (résultats) affinent les objectifs, spécifiques et vérifiables; puis
- Les ressources et les contraintes indiquent ce qui peut et ne peut pas être utilisé pour atteindre les objectifs; et alors
- La stratégie, ainsi que des actions spécifiques ou précises, indique comment les entrées seront converties en sorties.
Rappelez-vous, le texte complet d'un plan de travail est un seul argument logique, chaque chapitre étant relié au avant et après. Les annexes fournissent des détails qui appuient l'argument, mais ils ne sont pas inclus dans le texte afin qu'ils n'encombrent pas l'argument.
Un plan de travail est un outil nécessaire à la planification, l'exécution, la mise en œuvre et le suivi de tout projet ou tout ensemble ordonné d'activités, un projet ou un programme. Il se compose d'un argument logique formant le texte, accompagné d'un ensemble d'annexes qui fournissent des détails à l'appui de l'argument logique.
Ce document d'orientation a fourni quelques détails sur la forme et le contenu d'un plan de travail, et peut être lu conjointement avec les lignes directrices connexes sur la rédaction du rapport et la rédaction de propositions.