La planification du projet un guide étape par étape
La clé d'un projet réussi est dans la planification. Création d'un plan de projet est la première chose que vous devez faire au moment d'entreprendre tout projet.
Souvent, la planification du projet est ignoré en faveur d'obtenir avec le travail. Cependant, beaucoup de gens ne réalisent pas la valeur d'un plan de projet pour un gain de temps, d'argent et de nombreux problèmes.
Cet article se penche sur une approche simple et pratique, à la planification du projet. A la fin de ce guide, vous devriez avoir une approche de planification de projet que vous pouvez utiliser pour des projets futurs.
Étape 1: Objectifs du projet
Un projet est réussi quand il a répondu aux besoins des parties prenantes. Une partie prenante est toute personne directement ou indirectement affecté par le projet.
En premier lieu, il est important d'identifier les parties prenantes dans votre projet. Il n'est pas toujours facile de déterminer les parties prenantes d'un projet, en particulier ceux qui sont touchés indirectement. Des exemples de parties prenantes sont les suivantes:
- Le promoteur du projet
- Le client qui reçoit les produits livrables
- Les utilisateurs de la sortie du projet
- Le chef de projet et l'équipe de projet
Une fois que vous comprenez qui sont les intervenants, l'étape suivante consiste à connaître leurs besoins. La meilleure façon de le faire est de mener des entrevues avec des intervenants. Prenez le temps pendant les entretiens pour en tirer les exigences qui créent des avantages réels. Parfois, les intervenants parleront de besoins qui ne sont pas pertinents et ne fournissent pas de prestations. Ceux-ci peuvent être enregistrés et définis comme une faible priorité.
Une fois que vous avez mis en place un ensemble d'objectifs clairs, ils doivent être enregistrés dans le plan du projet. Il peut être utile aussi d'inclure les besoins et les attentes de vos parties prenantes.
Maintenant, vous avez terminé la partie la plus difficile du processus de planification; il est temps de passer à autre chose et regarder les éléments livrables du projet.
Étape 2: Les résultats du projet
En utilisant les objectifs que vous avez définis à l'étape 1, créez une liste de choses que le projet doit livrer à atteindre ces objectifs. Précisez quand et comment livrer chaque élément.
Ajouter les produits à livrer au plan de projet avec une date de livraison. Vous établirez les dates de livraison plus précis lors de la phase de planification, qui est à côté.
Étape 3: Calendrier du projet
Créer une liste de tâches à effectuer pour chaque produit décrit à l'étape 2. Pour chaque tâche déterminer les éléments suivants:
- La quantité d'effort (heures ou jours) requis pour remplir la tâche
- La ressource qui exécutera la tâche
Une fois que vous avez établi la quantité d'efforts pour chaque tâche, vous pouvez travailler l'effort requis pour chaque produit à livrer, et une date de livraison précise. Mettez à jour votre section livrables avec les dates de livraison plus précis.
À ce stade de la planification, vous pouvez choisir d'utiliser un ensemble de logiciels tels que Microsoft Project pour créer votre calendrier de projet. Vous pouvez également utiliser l'un des nombreux modèles disponibles gratuitement. Entrée tous les livrables, les tâches, les durées et les ressources qui termineront chaque tâche.
- Renégocier le délai (retard de projet)
- Ressources supplémentaires utiliser (augmentation des coûts)
- Réduire la portée du projet (moins livré)
Utilisez le calendrier du projet pour justifier la poursuite de l'une de ces options.
Étape 4: Soutien aux plans
Cette section traite des plans que vous devez créer dans le cadre du processus de planification. Ceux-ci peuvent être inclus directement dans le plan.
Plan des ressources humaines
Identifier, par nom, les personnes et les organisations ayant un rôle de premier plan dans le projet. Pour chacun, décrire leurs rôles et responsabilités du projet.
Ensuite, indiquez le nombre et le type de personnes nécessaires pour mener à bien le projet. Pour chaque détail des ressources, les dates de début et la durée estimée de la méthode que vous utiliserez pour les obtenir.
Créer une seule feuille contenant ces informations.
Plan de communication
Créez un document indiquant qui doit être tenu au courant du projet et la façon dont ils recevront les informations. Le mécanisme le plus commun est un rapport de situation hebdomadaire ou mensuelle, décrivant comment le projet se déroule, les jalons atteints et le travail que vous avez prévu pour la prochaine période.
Plan de gestion des risques
La gestion des risques est une partie importante de la gestion du projet. Bien souvent négligé, il est important d'identifier autant de risques pour votre projet que possible et être prêt si quelque chose se passe mal.
Voici quelques exemples de risques de projet communs:
- Le temps et l'estimation des coûts trop optimistes
- Avis de clients et le cycle de rétroaction trop lent
- coupes budgétaires inattendues
- rôles et responsabilités mal définies
- Aucune entrée des parties prenantes a obtenu
- Ne pas comprendre clairement les besoins des parties prenantes
- Les parties prenantes l'évolution des besoins après le démarrage du projet
- Les parties prenantes en ajoutant de nouvelles exigences après que le projet a commencé
- Une mauvaise communication résultant des malentendus, des problèmes de qualité et de réusinage
- Le manque d'engagement des ressources
Les risques peuvent être suivis à l'aide d'un journal simple risque. Ajouter chaque risque que vous avez identifié à votre journal des risques; écrivez ce que vous allez faire dans le cas où il se produit, et ce que vous allez faire pour l'empêcher de se produire. Consultez votre journal des risques sur une base régulière, en ajoutant de nouveaux risques tels qu'ils se produisent au cours de la vie du projet. Rappelez-vous, si vous ignorez les risques, ils ne vont pas.
Toutes nos félicitations. Après avoir suivi toutes les étapes ci-dessus, vous devriez avoir un bon plan de projet. Ne pas oublier de mettre à jour votre plan que le projet progresse, et de mesurer en permanence les progrès par rapport au plan.
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La clé d'un projet réussi est dans la planification. Création d'un plan de projet est la première chose que vous devez faire au moment d'entreprendre tout type de projet.
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