Principes de base de gestion de projet 6 Les étapes pour un plan de projet à toute épreuve
Tout simplement parce que vous êtes un chef de projet recrue ne signifie pas que vous ne pouvez pas exécuter comme un all-star. Suivez ces six étapes pour créer un plan à toute épreuve de projet et menez votre équipe avec confiance.
Étape 1: Identification - Rencontre avec les intervenants
Il est important de se rappeler que les parties prenantes ne sont pas seulement les gens qui vous a engagé pour gérer le projet; une partie prenante est une personne qui est touchée par les résultats de votre projet. Cela inclut vos clients et les utilisateurs finaux, aussi. Assurez-vous d'identifier toutes les parties prenantes et de garder leurs intérêts à l'esprit lorsque vous créez votre plan de projet.
Rencontre avec les promoteurs du projet et les intervenants clés pour discuter de leurs besoins et attentes, et d'établir des lignes de base pour la portée du projet. le budget et le calendrier. Ensuite, créez un document Énoncé de la portée pour finaliser et enregistrer les détails de la portée du projet, mettre tout le monde sur la même page, et réduire les risques d'erreurs de communication coûteuses. Voici un modèle de déclaration de portée pour vous aider à démarrer.
Astuce: Regardez au-delà des parties prenantes de besoins énoncés afin d'identifier les avantages souhaités derrière eux. Ces avantages sont les objectifs de votre projet devrait essayer de livrer.
Étape 2: Configuration - Prioriser objectifs
Une fois que vous avez une liste des besoins des parties prenantes, les priorités et fixer des objectifs spécifiques du projet. Ceux-ci devraient décrire les objectifs du projet - les avantages que vous espérez accomplir. Écrivez vos objectifs (et la nécessité des parties prenantes rencontrés par chacun) dans votre plan de projet il est donc clairement communiqué et facile à partager.
Astuce: « Mais tout est important! » vous dites. Si vous éprouvez de la difficulté à priorisation, commencer le classement en fonction de l'urgence ainsi que l'importance. Ou, utilisez une Eisenhower Matrice pour vous aider à établir des priorités.
Étape 3: Définir Livrables
Identifier les produits livrables dont vous avez besoin pour produire afin d'atteindre les objectifs du projet. Quels sont les produits spécifiques que vous êtes censé remplir?
Ensuite, estimer les dates d'échéance pour chaque livrable dans votre plan de projet. (Vous pouvez réellement finaliser les dates quand vous vous asseyez pour définir votre calendrier de projet à l'étape suivante.)
Astuce: définir les jalons fermes pour les échéances essentielles et les résultats attendus. Vous serez en mesure de suivre vos progrès une fois que le travail commence à vous assurer effectuer les tâches essentielles à temps (et de garder les intervenants heureux).
Étape 4: Créer le calendrier du projet
Regardez chaque livrable et définir la série de tâches qui doivent être accomplies afin d'accomplir chacun. Pour chaque tâche, déterminer la quantité de temps qu'il faudra, les ressources nécessaires, et qui sera responsable de sa réalisation.
Ensuite, identifier les dépendances. Est-ce que certaines tâches doivent être accomplies avant que d'autres puissent commencer? livrables d'entrée, les dépendances et les étapes importantes dans votre thème. Wrike Gantt ou choisir parmi les nombreux modèles en ligne et des applications disponibles.
Astuce: Faites participer votre équipe dans une partie du processus de planification. Les gens qui font le travail ont des informations importantes sur la façon dont les tâches se font, combien de temps ils vont prendre, et qui est la meilleure personne pour aborder des tâches spécifiques. Tirer parti de leurs connaissances! Vous aurez besoin d'accord avec le calendrier du projet pour que le travail de fonctionner en douceur, afin de les monter à bord dès le début.
Étape 5: identifier les problèmes et procéder à une évaluation des risques
Aucun projet est sans risque, et vous ne vous faire des faveurs en croisant vos doigts et en espérant pour le mieux. Y a-t-il des questions que vous connaissez dès le départ qui aura une incidence sur votre projet, comme prochaines vacances d'un membre clé de l'équipe? Quelles circonstances imprévues pourraient créer hoquet? (Pensez à froid - saison de la grippe, les parties en livraison différée, ou des problèmes techniques.)
Considérez les étapes que vous pouvez prendre pour prévenir certains risques, soit de se produire, ou limiter leur impact négatif. Procéder à une évaluation des risques et élaborer une stratégie de gestion des risques pour vous assurer que vous êtes prêt.
Astuce: déplacer des tâches qui impliquent un haut niveau de risque plus tôt dans votre calendrier du projet, si possible. Ou, créer un petit « tampon » de temps autour de la tâche pour aider à garder votre projet sur la bonne voie, même si un problème survient.
Étape 6: Présenter le plan de projet aux intervenants
Expliquez comment votre plan répond aux attentes des parties prenantes, et de présenter vos solutions aux conflits. Mais assurez-vous que votre présentation est pas à sens unique; il devrait être une discussion.
Communiquer clairement. Assurez-vous que les intervenants savent exactement ce qu'on attend d'eux, et quelles actions ils sont responsables. Tout simplement parce qu'il est évident pour vous, ne signifie pas qu'il est évident pour eux.
Astuce: Si votre plan ou calendrier des conflits avec les attentes initiales des parties prenantes, vous aurez besoin de communiquer que maintenant il n'y a pas de mauvaises surprises ou des conversations tendues sur toute la ligne.
Après avoir créé votre plan de projet
Félicitations, vous avez terminé votre plan de projet! Prochaine étape: planifier une réunion de lancement du projet. Utilisez ces mots encourageants pour dynamiser votre équipe et démarrer votre projet de droite: 10 phrases qui peut ruiner votre projet Réunion coup d'envoi.