Wow Tout le monde avec ces 11 étapes de gestion de projet Présentation - Blog Capterra
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Quand je regarde un document Microsoft Word vierge, je me sens comme paniquer.
Il y a tellement de directions que je pouvais aller avec mon écriture et il y a tant de mots que je dois emballer dans un article à la fin d'une journée. Heureusement, j'Atténuer cela avec la recherche et une planification minutieuse, donc le temps que je vais écrire, je suis prêt.
Les discours devraient invoquer le même genre de peur. Pour beaucoup, ils ne le font pas.
« Je vais juste l'aile », certains présentateurs disent. « Je sais ce que je vais parler et je vais le faire bien. » Bien sûr, vous serez en mesure de tomber par hasard dans votre présentation, mais en toute honnêteté: il ne sera probablement pas quelque chose que vous êtes fier.
Voici comment changer cela.
Des présentations de projets sont uniques. Vous devez adresser une énorme quantité d'informations dans un court laps de temps dans une situation de haute pression. Voici les onze étapes que vous devez prendre pour vous assurer que vous livrez la meilleure présentation possible.
1. Vraiment comprendre le but de la présentation.
Déterminer la raison de votre présentation du projet est essentielle pour préparer votre discours. Dans sa présentation sur la portée du projet? Ce serait une présentation tout à fait différente que sur les facteurs de réussite, les étapes du projet, ou votre gestion des risques.
Savoir si votre présentation est destinée à informer votre auditoire le plus probable, en tant que chef de projet ou persuader. Savoir quel type de présentation du projet que vous donnez va aider à former votre approche de votre discours. Mais avant de commencer ... décrivant
2. Connaissez votre public.
Qui se cache derrière les visages souriants qui composeront votre public? Est-ce votre patron? Le patron de votre patron? Vos chefs d'équipe? Compte tenu de la relation de pouvoir entre vous et votre public vous aidera à organiser ce que les points sont plus importants pour eux, et ce qui peut être laissé de côté. Connaître votre auditoire façonneront également la langue que vous utilisez et comment vous présentez vos idées.
Connaître votre public ne se limite pas à où ils se trouvent dans la chaîne des entreprises par rapport à vous. Vous devez également considérer combien de personnes vous allez parler à. Toastmasters conseille. « Parler à 10 personnes ou moins est une conversation. Se lever en face de 20 personnes est un discours. S'il y a 40 personnes dans le public, c'est est une performance. 100 personnes ou plus est un spectacle. » Plan en conséquence.
3. Recherche.
Maintenant, vous savez pourquoi vous donnez cette présentation et qui c'est pour, si vous demandez: qu'est-ce que ces gens se soucient au sujet? Les chances sont votre présentation de gestion de projet couvrira beaucoup de mesures. Au-delà des objectifs énoncés et l'analyse de la portée, assurez-vous que vous avez vos informations financières facilement disponibles. Utilisez votre logiciel de gestion de projet pour aider à identifier les points de risque et la progression du projet. Est-ce que votre projet se rapportent à d'autres projets de l'entreprise? Assurez-vous d'avoir cette information aussi bien.
Peu importe (encore) si votre recherche est dans un paquet, mais il vous aidera à le compiler en un seul endroit. Personnellement, j'utiliser un document Word avec les en-têtes bolded d'organiser mes résultats, mais je l'ai aussi entendu dire que Scrivener et Evernote sont parfaits pour l'organisation de la recherche aussi bien.
4. Choisissez vos points principaux.
Cassez une nouvelle feuille de papier: vous êtes prêt à sélectionner vos points principaux. Les principaux points sont comme des déclarations peu de thèse; ils sont les revendications qui nécessitent corroboration. Par exemple:
Nous devrions envisager d'élargir notre champ d'action.
Je voudrais essayer d'utiliser Scrum pour ce projet.
Travaillons sur la fixation de notre fonction de service à la clientèle pour ce sprint.
La sélection de vos principaux points devrait être assez évident si vous avez fait vos recherches et de savoir pourquoi vous vous présentez. Ils sont les sujets les plus importants qui doivent être présentées dans votre discours. Écrivez-les, puis réfléchir à ce que les faits sont disponibles pour appuyer vos demandes.
Par exemple, si votre demande est, « Nous devons étendre notre délai, » justifier par « Nous avons eu une interruption de service la semaine dernière qui a rendu difficile de produire des résultats rapides » et « Nous avons travaillé dans un certain temps tampon pour cette sprint; poussant le délai d'un jour supplémentaire n'est pas un problème. Voilà pourquoi nous prévoyons. » Organisez votre information à l'appui sous les principaux points appropriés.
Maintenant, vous êtes prêt pour votre introduction.
5. Écrivez votre introduction.
Toute bonne introduction comporte trois parties:
Votre attention getter sera la première chose qui sort de votre bouche lorsque vous démarrez votre présentation, il est aussi, sans doute, la partie la plus importante de votre discours, car il comprendra les premières secondes que votre équipe vous juger en tant que conférencier . Faites que ça compte.
Commencez votre discours avec une citation, statistique, ou une histoire. Sauf si vous êtes très familier avec l'équipe que vous présentez à, renoncer à des options-comme une blague qui loufoque pourrait compromettre votre crédibilité. Citations, des statistiques et des histoires, en apparence sèche sur le papier, peut rapidement rejoindre un public et les intéresser à votre projet.
Aristote avait raison les -Dis ce que vous allez leur dire, dites-leur, puis leur dire ce que vous leur avez dit. Cette approche rhétorique des discours est plus visible dans l'aperçu. L'aperçu décrit vos principaux points. Il pourrait ressembler à ceci:
« D'abord, je vais parler de l'objectif du projet. Je présenterai ensuite notre calendrier, et enfin je vais terminer sur les réalisations attendues. »
Vous avez les premiers 2/3 de votre discours écrit! Maintenant, tout ce qui reste est la conclusion.
6. Écrivez votre conclusion.
La fin est tout simplement une phrase au-delà de « merci » qui laisse le public savent que vous avez terminé votre présentation. Deux des plus simples demandent ferme des questions ou remercier vos coéquipiers.
Félicitations! Vous avez écrit les grandes lignes de votre discours. Maintenant, il est temps de le perfectionner.
7. Pensez à des transitions.
Votre plan devrait ressembler à ceci à ce stade:
Soutenir le point 2C:
Point de support 3A:
Soutenir le point 3B:
Point de support 3C:
8. Maintenant, il est temps de penser à un style.
Quelques discours sont drôles. Quelques discours sont passionnants. D'autres discours parviennent à prendre des informations incroyablement sec et le rendre attrayant. Toutes ces qualités de présentation proviennent du style du présentateur.
Votre personnalité va briller à travers votre présentation, peu importe quoi, mais il est important de garder à l'esprit ces trois caractéristiques d'un discours de qualité.
Ils sont clairs, concis et concret. Votre livraison doit être clair. Évitez « UMS » et le jargon. Vous devez être concis: tout ce qui ne justifie pas un point principal ou une transition doit être coupé de votre présentation d'ensemble. Et vous devriez être en béton: assurez-vous fournir votre équipe avec des éléments d'action et un langage descriptif qui les aide à aller de l'avant.
9. Il est temps de commencer à pratiquer!
La pratique aide les présentateurs rétrécissent encore plus bas leur discours que la cueillette à travers elle pour plus de clarté et un langage obscur. Les mots qui sonnent bien sur papier pourrait se sentir maladroit de parler à haute voix. La transition que vous pensiez tueur pourrait tomber à plat lors de la livraison. Cette blague impressionnante que vous pensiez être un brise-glace? Il peut sembler assez mort dans une chambre sans personnes (ou un public qui ne répond pas). Pratiquer votre discours est la seule façon de vous l'épreuve des balles contre les problèmes prévisibles.
Je vous recommande de parler extemporanée. Vous ne devez pas nécessairement de mémoriser votre discours en fait, je pense que c'est assez difficile à faire et il sonne en conserve -mais je ne recommande pas la lecture du texte non plus. Vous devez avoir votre plan prêt à être transféré à notecards (vous êtes probablement la seule personne dans la salle qui pense qu'il semble stupide) ou à imprimer en grand texte lisible.
Vos notes ne devraient pas avoir un mot pour mot description de ce que vous allez dire, mais ils devraient vous donner assez d'une invite pour vous maintenir dans le discours.
10. Apprenez à tempérer votre anxiété.
Si vous pratiquez votre discours, vous vous sentirez moins nerveux.
Il faut le répéter.
Plus confortable que vous êtes avec votre matériel source, plus il sera quand le jour de présentation vient. Toute personne qui se fie à des présentations pour un séjour de danseurs humoristes aux présidents répétera encore et pour vous assurer qu'ils sont à l'aise avec ce qu'ils présentent. Et si l'orateur est détendue, le public se détendre avec vous, ce qui rend une expérience confortable dans l'ensemble. L'utilisation notecards également aider à soulager votre anxiété écrire les bien et vous ne rien oublier!
Si vous avez encore le trac-comme pré-parole d'une majorité de la population ne sont des moyens -Il y pour aider à soulager votre peur. Un podium que vous pouvez tenir à vous aider à toute secousse qui pourrait venir avec un discours. En outre, apporter un verre d'eau. En prenant une gorgée chaque fois dans un certain temps vous donnera une pause de la présentation elle-même, ce qui vous permet de regrouper.
Et il va sans dire, mais en prenant soin de votre corps va aider à soulager votre anxiété aussi. Obtenez un sommeil de nuit complète pour trois nuits consécutives avant votre présentation. Mangez bien la veille et le matin du. Exercice physique, fera vous sentir mieux. Avoir un corps sain vient compléter votre esprit, vous aidant à vous souvenir de votre scénario et pourquoi vous même présenter en premier lieu.
Rappelez-vous: vous avez pratiqué pour cela. Vous pouvez basculer cette présentation. Ne laissez pas votre propre anxiété obtenir de la manière de votre succès.
11. Donnez-le discours! Vous allez faire une grande!
À ce stade, nous avons couvert beaucoup de terrain. De la détermination du point de votre discours à apprêter votre corps la veille, ce guide tout compris vous a prêt pour le jour du match. Vous ferez bien parce que vous avez répété assez de votre discours et sentir incroyable pour le reste de la journée. Votre discours sera organisé, clair et divertissant. Et vos collègues vous remercieront-personne ne veut assister à une présentation où le haut-parleur est mal à l'aise qui fait que tout le monde mal à l'aise. Vous le devez à votre auditoire à faire bien et maintenant vous avez les outils pour le faire.
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