L'art du dépôt - Formation Gestion du temps de
Gestion de vos documents. et votre temps
Et si c'est votre travail pour aider les gens, combien de temps d'autres personnes que vous perdez si vous ne trouvez pas les documents et les documents dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin?
gestion du temps
Même à l'ère de l'e-mail et Internet, nous traitons toujours avec beaucoup de documents papier et fichiers. Il y a une vague de données affluer de toutes les directions que nous devons traiter et, en général, magasin pour récupérer plus tard. Nous voulons être en mesure de mettre la main sur les informations dont nous avons besoin - au bon moment, quand nous en avons besoin - il peut donc être utilisé pour une analyse plus approfondie ou la rédaction de rapports, ou peut-être pour la création d'une présentation.
Trop souvent, cependant, nous perdons notre temps (et souvent le temps d'autres personnes) recherche de données qui est en fait assis quelque part sur notre bureau ou dans une armoire bureau de dépôt. Cela ajoute à notre stress et rend la tâche de mettre les données à utiliser plus difficile qu'il doit être. Nous avons donc besoin d'obtenir plus organisée et efficace avec notre gestion de fichiers si nous allons faire notre travail en temps opportun.
Gestion de l'information Efficacement
Lorsque vous recevez un document à partir d'un collègue, un vendeur ou un client, il est tentant de « mettre juste loin » dans une pile sur votre bureau ou un tiroir pour le moment. « Hum. Air intéressant, mais je vais regarder de plus près plus tard, quand j'ai plus de temps. » Semble familier? Après un certain temps, beaucoup de ces documents accumulent, conduisant à beaucoup de désordre. Il est très peu probable que vous trouverez jamais le temps de revenir en arrière et obtenir toutes ces informations organisées, d'autant plus que vous êtes habituellement sous pression avec d'autres choses.
Vous pouvez passer des heures de temps précieux recherche de documents que vous avez déposé quelque part, parce qu'il est facile d'oublier où vous le mettez - ou même d'oublier que vous avez le document en premier lieu. Alors, comment pouvez-vous faire pour simplifier votre travail? Mieux à gérer des fichiers.
Gestion efficace des dossiers
dépôt efficace se résume à ceci: stocker les informations dans des dossiers - par catégorie, et dans une séquence qui fait sens pour vous.
Voici quelques conseils pour vous aider à gérer vos fichiers:
- Évitez d'enregistrer des documents inutiles - Ne pas prendre l'habitude de sauver tout ce qui trouve son chemin vers vous. Prenez quelques secondes à coup d'oeil à travers le contenu, et enregistrer un fichier que si elle est pertinente à votre activité professionnelle. Avoir trop de documents inutiles ajoute à l'encombrement et rend plus difficile de trouver des choses à l'avenir. Soyez sélectif sur ce que vous gardez!
- Suivez une méthode cohérente pour nommer vos fichiers et dossiers - Par exemple, diviser un dossier principal en sous-dossiers pour les clients, les fournisseurs et collègues. Donnez des noms raccourcies pour identifier quoi ou à qui les dossiers se rapportent. De plus, vous pouvez même donner une apparence différente ou chercher à différentes catégories de dossiers - ce qui peut le rendre facile de les distinguer au premier coup d'œil.
- Magasin documents liés ensemble, quel que soit leur type - Par exemple, les rapports de magasin, des lettres, des notes de présentation, feuilles de calcul et graphiques liés à un projet particulier dans un seul dossier - plutôt que d'avoir un dossier pour des présentations pour tous les projets, un autre dossier pour les feuilles de calcul pour tous les projets, et ainsi de suite. De cette façon, il est beaucoup plus rapide pour trouver des documents pour un projet particulier.
- travaux en cours séparé du travail accompli - Certaines personnes préfèrent garder les travaux en cours ou en cours sur leur bureau jusqu'à ce qu'un travail est terminé. , Une fois qu'il est fait alors, ils se déplacent à l'endroit approprié, où les fichiers de la même catégorie sont stockés. A intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines), déplacer des fichiers que vous ne travaillez plus sur les dossiers dans lesquels votre travail effectué est stocké.
Cela dit, il y a généralement peu de point dans la création d'un dossier pour moins d'environ cinq documents.
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